הוראת קבע היא אישור חוזר לרכישה או תשלום. הרעיון יכול להתייחס הן לתחומי הרכישה והן לתשלומי החוב, כאשר ההבדלים הם כדלקמן:
- רכישה . הזמנת רכש חוזרת, אשר יכולה להיקרא הזמנת רכש ראשית, מונפקת לספק המאשר משלוחים חוזרים לקונה. הסכם זה מציין בדרך כלל את המחירים שיש לשלם ואת הכמויות שיש לספק במהלך תקופת רכישה ספציפית. המוכר עשוי להידרש להמתין לקבלות אישורים ספציפיים על ידי הקונה, או פשוט לבצע משלוחים על בסיס חוזר.
- חייבים . תשלומים חוזרים באותו סכום מתבצעים לספקים. גישה זו משמשת בדרך כלל לחובות חוזיות, כגון תשלומים חודשיים עבור ביטוח, שכר דירה, הלוואות ודמי חניה. זה בדרך כלל בצורה של הוראות מול הבנק של הקונה להוציא תשלומים במרווחי זמן קבועים לחשבון הבנק של המוכר. המידע על הוראת קבע מצוין בדרך כלל בטופס הרשאה הנדרש על ידי הבנק של הקונה.
פקודות קבועות יכולות להגביר את היעילות של עסק על ידי שכפול רכישות ותשלומים, במקום לדרוש שביצוע עסקאות בודדות בכל פעם שיש לבצע רכישה או תשלום. פעולה זו מקטינה מאוד את כמות הניירת. הסכנה בשימוש בהם היא שהם עשויים לרוץ יותר מדי זמן, כך שהרכישות ימשיכו להתבצע לאחר שכבר אין צורך בהן, או תשלומים שבוצעו לאחר שכבר אין חובה לעשות זאת. כתוצאה מכך, יש לעקוב כל הזמן אחר מועדי סיום הוראות הקבע.
דאגה נוספת היא כי כל סוג של הוראת קבע יכול ליצור חובה משמעותית לעסק, ולכן להגביל בחוזקה את מספר העובדים המוסמכים להנפיק אותם.
