תכנון מערכות חשבונאות
מערכת הנהלת החשבונות היא למעשה מאגר מידע אודות עסקאות עסקיות. השימוש העיקרי במסד נתונים הוא כמקור מידע, ולכן יש לתכנן את מערכת החשבונאות באופן חסכוני במתן המידע הדרוש. הגורמים המרכזיים בתכנון מערכת חשבונאית הם כדלקמן:
כניסה יחידה או כפולה . עסק קטן מאוד פועל פשוט על ידי רישום תקבולים ותשלומים במזומן בפנקס הצ'קים שלו. זו ידועה כמערכת כניסה יחידה והיא נאותה רק כאשר לבעל עסק אין אינטרס ללמוד על סכום הנכסים וההתחייבויות המוחזקים על ידי עסק. מערכת הכניסה היחידה פשטנית ביותר, אך יכולה להיות מספקת. מערכת הכניסה הכפולה נועדה לרשום לא רק מכירות והוצאות, אלא גם נכסים, התחייבויות והון עצמי, וכך מספקת מידע רב יותר. מערכת הכניסה הכפולה דורשת מיומנות רבה יותר בהקלטת עסקאות, ומשמשת את כל הארגונים הגדולים יותר.
בסיס מזומנים או צבירה . בסיס המזומנים של חשבונאות מתעד רק עסקאות כמתקבלים או מזומנים, ואילו בסיס הצבירה רושם עסקאות מתי יש להכירן, ללא קשר לשינויים במזומן. יש צורך בבסיס הצבירה כדי לעמוד בכל אחת ממסגרות החשבונאות, כגון עקרונות חשבונאות מקובלים או תקני דיווח פיננסי בינלאומיים. אם אתה מצפה שתצטרך דוחות כספיים מבוקרים בעתיד, השתמש בבסיס הצבירה של החשבונאות.
מבנה קוד החשבון . מבנה קוד החשבון הוא הייעוד המספרי או האלפאנומרי הניתן לכל חשבון בו נשמר המידע. קוד חשבון ממושך, כגון אחד עם שבע ספרות או יותר, מאפשר שמירה רבה על רשומות. עם זאת, זה גם דורש יותר עבודה לתחזוקה, וקיים סיכון גבוה יותר שהמידע יקודד באופן שגוי לחשבונות הלא נכונים. לפיכך, בדרך כלל עדיף לשמור על המורכבות (כלומר אורך) של מבנה קוד החשבון למינימום. ארגונים קטנים יותר עשויים לגלות שמספר של מבנה קוד של חשבון בן שלוש ספרות להקלטת מידע, בעוד שגופים גדולים ורב-חלוקתיים עשויים לדרוש מבני קוד מורכבים הרבה יותר.
Accounts used. You must decide which accounts to create. At a minimum (for a double entry accrual system) you will need accounts for cash, accounts receivable, inventory, fixed assets, accounts payable, accrued liabilities, equity, revenue, cost of goods sold, and administrative expenses. However, even a smaller business needs several times this number of accounts in order to keep adequate track of its operations. In particular, it will likely be necessary to maintain a number of different expense accounts, in order to more closely examine expenses.
ייצוג אגף . עסק גדול יותר רשאי לאמץ מערכת חשבונות סטנדרטית ולשכפל אותם לכל אחת מחברות הבת שלה. זה עשוי להיות נחוץ גם עבור קווי מוצר או מתקנים בודדים. רמה זו של פירוט עדין נפוצה במיוחד כאשר עסק מפעיל מערכת תמחיר מבוססת פעילות.
דוחות . המידע המאוחסן במערכת הנהלת החשבונות צריך להיות מצטבר למערכת דוחות המשמשת להצגת התוצאות הכספיות והמיקום של עסק, או למסירת דוחות ספציפיים יותר של תוצאות כספיות. רבים מדוחות אלה ארוזים מראש בחבילות תוכנה חשבונאיות, אם כי לעסק עשויים להיות צרכים מיוחדים הקוראים לדוחות מעוצבים בהתאמה אישית.
נהלים . מערכת הנהלת חשבונות אינה פעילה עד שקיימים מערך נהלים המראה למשתמשים כיצד יש להפעיל את המערכת. הנפוץ יותר מבין נהלים אלה מתועד בדרך כלל בפירוט מסוים ומועבר לעובדים באמצעות פגישות הכשרה רשמיות.
בקרות . יש צורך במספר בקרות חשבונאיות בכדי להבטיח שמערכת הנהלת חשבונות פועלת באופן המיועד. בקרות אלו יהיו ספציפיות לחברה, והן עשויות לקרוא להשתתפותם של רואי החשבון של החברה או יועץ חיצוני בכדי להבטיח שמערכת הבקרות המותקנת מתאימה לפעילות העסק.
רבות מהנושאים שצוינו זה עתה הם כל כך בסיסיים שעליך להשיג אותם כבר מההתחלה, או להיות בסכנה שתצטרך לבנות מחדש את כל המערכת החשבונאית במועד מאוחר יותר כדי להתאים את כל השינויים הדרושים. בפרט, עדיף לאמץ מיד מערכת הנהלת חשבונות כפולה וחשבונאות צבירה.
