ספר חשבונות כללי הוא מערך החשבונות הראשי המסכם את כל העסקאות המתרחשות בתוך ישות. יתכן שקיימת קבוצת בת של פנקסים המסכמת את ספר החשבונות הכללי. הפנקס הכללי, בתורו, משמש לצבירת מידע לדוחות הכספיים של עסק; ניתן לעשות זאת באופן אוטומטי באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות, או על ידי עריכת דוחות כספיים ידנית מהמידע בדו"ח יתרת ניסיון (שהוא סיכום יתרות הסיום בספר החשבונות הכללי).
ספר החשבונות הכללי מכיל רישום חיוב ואשראי עבור כל עסקה שנרשמה בתוכו, כך שסך כל יתרות החיוב בספר הכללי צריך תמיד להתאים לסך כל יתרות האשראי. אם הם אינם תואמים, נאמר כי ספר החשבונות הכללי נמצא בחוסר איזון , ויש לתקן אותו לפני שניתן יהיה לגבות ממנו דוחות כספיים מהימנים.
ספר החשבונות הכללי מורכב מכל החשבונות האישיים הדרושים לצורך רישום עסקאות הנכסים, ההתחייבויות, ההון, ההכנסות, ההוצאות, הרווח וההפסדים. ברוב המקרים, עסקאות מפורטות נרשמות ישירות בחשבונות ספר כללי אלה. במקרים מסוימים בהם היקף העסקאות יציף את רישום הרישום בספר החשבונות הכללי, עסקאות מועברות אל ספר-בת, שממנו רק סכומי החשבון נרשמים בחשבון בקרה בספר הכללי. במקרה האחרון, אדם החוקר נושא בדוחות הכספיים חייב לפנות חזרה לפנקס החברות הבת בכדי למצוא מידע על העסקה המקורית. ספר החשבונות הכללי מודפס בדרך כלל ומאוחסן בספר סיום השנה של ארגון, המשמש כארכיון השנתי של עסקאותיו העסקיות.
לחשבונות ספר חשבונות כללי מוקצים מספרי חשבונות מזהים ייחודיים. מספרים אלה עשויים לנוע בין קוד פשוט בן שלוש ספרות לבין גרסה מורכבת יותר המזהה מחלקות וחברות בנות בודדות. מספרי חשבונות בספר הכללי מוגדרים בדרך כלל כך שכל החשבונות המסכמים במאזן יופיעו לפני כל החשבונות המסוכמים לדוח רווח והפסד.
תנאים דומים
ספר החשבונות הכללי מכונה גם ספר הכניסה הסופית.
