עקרון ההכרה בהוצאות קובע כי יש להכיר בהוצאות באותה תקופה בהכנסות שאליהן הן נוגעות. אם זה לא היה המקרה, סביר להניח שהוצאות יוכרו כתוצאה, העלולות להקדים או לעקוב אחר התקופה בה מוכר סכום ההכנסות.
לדוגמא, עסק משלם 100,000 דולר עבור סחורה, שהיא מוכרת בחודש שלאחר מכן תמורת 150,000 דולר. על פי עקרון הכרה בהוצאות, אין להכיר בעלות של 100,000 דולר כהוצאה רק בחודש שלאחר מכן, כאשר מוכרים גם ההכנסות הנלוות. אחרת, ההוצאות יוגזמו בחודש הנוכחי ב -100,000 דולר, ובחודש שלאחר מכן לא יאבדו את ההוצאות.
לעיקרון זה יש השפעה גם על עיתוי מס הכנסה. בדוגמה, מס הכנסה לא ישולם יותר בחודש הנוכחי, מכיוון שההוצאות גבוהות מדי, ושולמו יתר על המידה בחודש שלאחר מכן, כאשר ההוצאות נמוכות מדי.
חלק מההוצאות קשה לתאם עם ההכנסות, כגון משכורות מנהליות, שכר דירה וחברות עזר. הוצאות אלה מיועדות כעלויות תקופה והן מחויבות בהוצאות בתקופה בה הן משויכות. זה בדרך כלל אומר שהם מחויבים בהוצאות עם התהוותם.
עקרון הכרה בהוצאות הוא מרכיב מרכזי בבסיס הצבירה של החשבונאות, הקובע כי הכנסות מוכרות בעת הרווחה והוצאות בעת צריכתן. אם עסק היה מכיר במקום הוצאות כאשר הוא משלם לספקים, זה ידוע כבסיס המזומן של החשבונאות.
אם חברה מעוניינת לבצע ביקורת על הדוחות הכספיים שלה, עליה להשתמש בעקרון הכרה בהוצאות בעת רישום עסקאות עסקיות. אחרת, רואי החשבון יסרבו לתת חוות דעת על הדוחות הכספיים.
