ספר החשבונות הוא תת ספר בו נרשמות רכישות. ספר החשבונות הוא חלק ממאגר מחלקת הנהלת החשבונות; מחלקת הרכישה אינה מתוחזקת עליו. ספר החשבונות שימושי להפרדה במיקום אחד רישום של הסכומים שהחברה מוציאה עם הספקים שלה. ספר החשבונות מראה אילו רכישות שולמו ואילו רכישות נותרו מצטיינות. עסקה אופיינית שהוזנה בפנקס הרכישות תתעד חשבון בתשלום, ואחריו במועד מאוחר יותר עסקת תשלום שתבטל את החשבון שישולם. לפיכך, ככל הנראה יתרת החוב בתשלום בחשבון יתקבלה בכל עת.
אם נפח הרכישה נמוך יחסית, אז אין צורך בפנקס רכישה. במקום זאת, מידע זה נרשם ישירות בתוך ספר החשבונות הכללי.
אם תנהל רישום ידני של ספר החשבונות, הוא יכול להכיל מידע רב יותר ממה שצוין. שדות הנתונים בספר רכישה שהוכן ידנית עשויים לכלול את המידע הבא לכל עסקה:
תאריך רכישה
קוד ספק (או שם)
מספר חשבונית ספק
מספר הזמנת הרכש (אם נעשה בו שימוש)
קוד זיהוי לפריט שנרכש (יכול להיות קוד מאסטר לפריט או מספר הייחוס של הספק)
סכום ששולם
מס מכירה ששולם
דגל תשלום (מציין אם בתשלום או לא)
המסמך העיקרי שנרשם בפנקס הרכישה הוא חשבונית הספק. כמו כן, אם הספקים מעניקים זיכוי חזרה לעסק בגין פריטים כמו סחורות שהוחזרו או פריטים שניזוקו במעבר, אז אתה גם רושם תזכירי אשראי שהונפקו על ידי ספקים בפנקס הרכישה. כמו כן, ניתן להוציא תזכורת להנחה בהיקף, אם כי אשראי זה עשוי לחול על מספר רכישות במצטבר, ולכן לא ניתן לייחסו לעסקת רכישה בודדת.
המידע בפנקס הרכישות מצטבר מעת לעת ומוצג לחשבון בפנקס הכללי, הידוע כחשבון בקרה. חשבון הבקרה על חשבונית הרכישה משמש כדי למנוע מהעומס את ספר החשבונות הכללי עם כמות המידע העצומה שנשמרת בדרך כלל בפנקס הרכישה. מיד לאחר הפרסום, היתרה בחשבון הבקרה צריכה להתאים ליתרה בפנקס הרכישה. מכיוון שלא מאוחסנות עסקאות מפורטות בחשבון הבקרה, מי שרוצה לחקור עסקאות רכישה יצטרך לקדוח מחשבון הבקרה לפנקס הרכישות כדי למצוא אותן.
לפני סגירת הספרים והפקת דוחות כספיים בסוף תקופת חשבונאות, עליך להשלים את כל הרישומים בפנקס הרכישה, לסגור את הפנקס לאותה תקופה ולרשום את הסכומים מפנקס הרכישה לפנקס.
תנאים דומים
ספר החשבונות ידוע גם כספר המשנה לרכישה או חשבון משנה לרכישה.
