לְמַמֵן

אחריות מחלקת הנהלת חשבונות

מחלקת הנהלת חשבונות אחראית על מספר רב של פונקציות ניהוליות בארגון. אף על פי שהם נחשבים לפעילות "בק אופיס", פונקציות אלה חיוניות להפעלת עסק תקין. האחריות הנפוצה ביותר של מחלקת הנהלת חשבונות היא כדלקמן:

  • חיובים . קבוצת חיובים אוספת מידע ממחלקות המשלוח והזמנת הלקוחות ליצירת חשבוניות הנשלחות ללקוחות החברה.

  • תקצוב . המחלקה מסייעת לשאר החברה בגיבוש תקציב כולל של החברה, המשמש לתכנון הוצאות בשנה הקרובה, כולל רכישת רכוש קבוע.

  • אוספים . מחלקת הנהלת החשבונות אחראית על מעקב אחר תשלומי חשבונית באיחור מלקוחות, ומשתמשת במגוון שיטות להפקת התשלום מהם, כולל מכתבים בוטים, שיחות טלפון ומכתבי עו"ד.

  • דוחות כספיים . קבוצת דיווחים במחלקה יוצרת התאמות של רשומות יומן כדי להביא לתוצאות הכספיות הראשוניות של החברה בהתאם למסגרת החשבונאית החלה, כותבת הערות שוליים לליווי הדוחות הכספיים ומשחררת כספים לאחר תום כל תקופת דיווח.

  • דיווח פנימי . צוות חשבונאות עלויות יכול לספק ערך ניכר על ידי חישוב הרווחיות של מוצרים שונים, קווי מוצרים, שירותים, לקוחות, אזורי מכירה, חנויות וכו '. תחומי הניתוח עשויים להשתנות על בסיס קבוע, כך שההנהלה תוכל לראות היבטים שונים של העסק, בדגש על שיפור התוצאות הכספיות.

  • חייבים . צוות התשלומים אוסף חשבוניות ספק ודוחות הוצאות עובדים, מוודא שהסכומים המחויבים מורשים לתשלום ומנפיק תשלומים למקבלים בתאריכי תשלום מתוזמנים. עובדים אלה צופים גם בהנחות בתשלום מוקדם, ולוקחים את ההנחות אם זה כלכלי לעשות זאת.

  • שכר . קבוצה מיוחדת אוספת מידע שעובד זמן מהעובדים, וכן מידע על שיעורי התשלום ממחלקת משאבי אנוש, מחשבת ניכויים מסים אחרים ומשכורת, ומנפיקה לעובדים סכומי שכר נטו במזומן או באמצעות צ'קים, כרטיסי תשלום או הפקדה ישירה.

  • מיסים . קבוצת רואי חשבון שהוכשרה במיוחד מעריכה את סכום ההכנסה החייבת במס שהעסק עשוי לייצר, ומעבירה מעת לעת תשלומי מס הכנסה לממשלה, על סמך סכום משוער זה. קבוצת המס גם מנפקת הגשת מס במספר תחומים אחרים, כגון מיסי זיכיון, מיסי מכר, מיסי שימוש וארנונה.

ישנם כמה תחומים נוספים בהם יש איזו שאלה לגבי איזו מחלקה צריכה לקחת אחריות. הם:

  • אשראי . הענקת אשראי ללקוחות יכולה להיחשב כפונקציה של משרד האוצר, אך בדרך כלל ממוקמת במחלקת הנהלת חשבונות בחברות קטנות יותר בהן אין צוות האוצר.

  • משאבי אנוש . פונקציית משאבי האנוש מייצרת כמות גדולה של ניירת, שחלקה משמשת את אנשי השכר לקביעת שכר ברוטו לעובדים וניכויי שכר. פונקציה זו יכולה להיות ממוקמת במחלקת הנהלת חשבונות, או להישמר כמחלקה נפרדת לחלוטין, ואולי מדווחת לסמנכ"ל הכספים.

מספר גדול של אחריות שליטה ישולב ככל הנראה בתחומים הקודמים.