כיצד לחשב את תשלומי המקדמה של הלקוח

לקוח רשאי לשלם מראש עבור סחורה או אספקת שירותים. סיבות אפשריות להתקדמות הלקוח יכולות לכלול:

• אשראי רע . המוכר אינו מוכן להקדים אשראי ללקוח ולכן דורש תשלום מראש.

• מוצר בהתאמה אישית . מוצר עשוי להיות מותאם אישית כל כך, עד שהמוכר לא יוכל למכור אותו לאף אחד אחר אם הקונה לא ישלם, ולכן המוכר דורש תשלום מקדמה.

• בסיס מזומנים . ייתכן שהלקוח פועל על בסיס מזומן של חשבונאות, ולכן מעוניין לשלם מזומן בהקדם האפשרי בכדי להכיר בהוצאה ולהפחית את הכנסותיו המדווחות בשנת המס הנוכחית.

• קיבולת שמורה . הלקוח עשוי לשלם מראש על מנת לשמור על כושר הייצור של המוכר, או לפחות למנוע ממנו להשתמש במתחרה.

מסיבות אלה או אחרות, מוכר רשאי לקבל תשלום מקדמה לפני שעשה דבר בכדי להרוויח את התשלום. כאשר זה קורה, החשבונאות הנכונה היא הכרה במקדמה כהתחייבות, עד למועד בו המוכר ימלא את התחייבויותיו על פי תנאי הסכם המכירה הבסיסי. שני רשומות יומן מעורבות. הם:

1. הקלטה ראשונית . חיוב חשבון המזומן והזיכוי את חשבון מקדמות הלקוח (אחריות).

2. הכרה בהכנסות . חיוב חשבון מקדמות הלקוח (אחריות) וזיכה את חשבון ההכנסות.

בדרך כלל עדיף לא להתחשב במקדמה של לקוח באמצעות הזנה אוטומטית, שכן זה יהפוך את סכום המזומנים בחודש שלאחר מכן - והמזומן ששולם עדיין נמצא בחשבון המזומן. במקום זאת, עקוב ידנית אחר הסכום בחשבון המקדמות הלקוח בכל חודש, והעבר סכומים ידניים להכנסות כשמספקים טובין או נותנים שירותים. זה עשוי לדרוש שימוש בשלב נפרד בהליך הסגירה של סוף החודש, כדי להבטיח את מעמד כל מקדמת הלקוח באופן קבוע.

מקדמת לקוח נקבעת בדרך כלל כהתחייבות שוטפת במאזן המוכר. עם זאת, אם המוכר אינו מצפה להכיר בהכנסות מעסקת מכר בסיסית תוך שנה, יש לסווג את ההתחייבות כהתחייבות ארוכת טווח.

לדוגמא, חברת גרין ווידג'ט מקבלת 10,000 דולר מלקוח עבור יישומון סגול בהתאמה אישית. גרין ווידג'ט רושמת את הקבלה עם חיוב של 10,000 דולר לחשבון המזומן ואשראי של 10,000 דולר לחשבון המקדמות של הלקוח. בחודש הבא גרין מספק את הווידג'ט המותאם אישית ויוצר ערך יומן חדש המחייב את חשבון המקדמה של הלקוח בסכום של 10,000 דולר ומזכה את חשבון ההכנסות בסכום של 10,000 דולר.