הצהרת התאמה היא מסמך המתחיל ברישום של יתרת חשבון בחברה, מוסיף ומחסר פריטים של התאמה במערך של עמודות נוספות, ואז משתמש בהתאמות אלה כדי להגיע לרישום של אותו חשבון המוחזק על ידי צד שלישי. כוונת הצהרת הפיוס היא לספק אימות עצמאי של אמיתות היתרה בחשבון החברה, וכן להבהיר את ההבדלים בין שתי גרסאות החשבון.
ההבדלים בין שני החשבונות מפורטים בדוח הפיוס, שמקל על קביעת אילו מהפריטים המתאימים עשויים להיות תקפים וזקוקים להתאמה. הצהרות פיוס הן כלי שימושי הן למבקרים פנימיים והן למבקרים חיצוניים. סביר להניח שמבקרים חיצוניים ירצו להשתמש בדוחות התאמה שהוכנו באופן פנימי כחלק מהליכי הביקורת שלהם, מכיוון שהדוחות מאפשרים להם להתמקד בהתאמה בין סעיפים, במיוחד בחשבונות בעלי איזון גדול המהווים מרכיבים משמעותיים מהדוחות הכספיים.
הצהרות פיוס נבנות בדרך כלל במצבים הבאים:
חשבונות בנק . הפיוס בין הבנקים משווה בין האיזונים בין גרסת החברה ליתרת המזומנים שלה לבין גרסת הבנק, בדרך כלל עם פריטי התאמה רבים עבור פריטים כגון פיקדונות במעברה ושיקים לא מעופפים. התאמה זו ניתנת בדרך כלל כמודול בתוך תוכנת הנהלת חשבונות של החברה.
חשבונות חוב . פיוס החוב משווה את סכומי החוב המצויים על פי החברה ומלווה שלה. יכולים להיות הבדלים הדורשים פיוס כאשר החברה משלמת למלווה, והמלווה טרם רשם את התשלום בספריו.
חשבונות חייבים . התאמת החייבים נבנית בדרך כלל על בסיס בלתי פורמלי עבור לקוחות בודדים, ומשווה את גרסתם ליתרות החוב הבולטות לגרסת החברה.
חשבונות חייבים . ההתאמה בין תשלומי החוב נבנית בדרך כלל על בסיס לא פורמלי על ידי ספק בודד, ומשווה את גרסתם ליתרות החייבות בתשלום לגרסת החברה.
לכל הפחות, הצהרות פיוס שימושיות לציון הבדלי תזמון כאשר אותה עסקה נרשמת על ידי שני הצדדים בה. הדוחות מועילים אף יותר לבירור הבדלים מהותיים בין הסכומים שנרשמו לעסקה, אשר עשויים לדרוש התאמות של כל אחד מהצדדים בכדי לשנות את היתרות הרשומות שלהם.
