עלות המלאי היא הכנסות והוצאות שאבדו הקשורות למחסור במלאי. עלות זו יכולה להיווצר בשתי דרכים:
הקשורים למכירות . כאשר לקוח רוצה לבצע הזמנה ואין מלאי זמין למכירה ללקוח, החברה מאבדת את הרווח הגולמי הקשור למכירה. בנוסף, הלקוח עלול ללכת לאיבוד לצמיתות, ובמקרה זה החברה גם מאבדת את המרווחים הקשורים לכל המכירות העתידיות.
קשור לתהליך פנימי . כאשר חברה זקוקה למלאי לצורך הפקת ייצור והמלאי אינו זמין, עליה להוציא עלויות לרכישת המלאי הדרוש בהתראה קצרה. לדוגמה, ייתכן שהמשרד יצטרך לשלם דמי העומס ודמי משלוח למשלוח לילה כדי לקבל את המלאי. בנוסף, על צוות תכנון הייצור להתעסק בכדי להתאים את תוכנית הייצור, ולקדם משרה אחרת בלוח הזמנים להחלפת המשרה שאינה ניתנת להפעלה עד לקבלת המלאי הנדרש.
לא תמיד קל להבחין בעלויות ההשקעה של העסק. הסיבה לכך היא שמכירות שאבדו אינן מופיעות בדוח רווח והפסד שלה, והעלויות הכרוכות ברכישות ממהרים נקברות בדרך כלל בעלות פריט השורה שנמכר.
עסק יכול להימנע מבעיות מלאי באמצעות שמירה על רמת דיוק גבוהה של רשומות מלאי ורמת מלאי בטיחות סבירה המותאמת כך שתתאים לשינויים מתמשכים בביקוש הלקוחות.
