ההבדל בין עלויות קבועות ומשתנות הוא שהעלויות הקבועות אינן משתנות עם נפחי הפעילות, בעוד שעלויות משתנות קשורות קשר הדוק להיקפי פעילות. לפיכך, עלויות קבועות נוצרות על פני תקופת זמן, בעוד שעלויות משתנות נגרמות ככל שיוצרו יחידות.
הבדל זה הוא חלק מרכזי בהבנת המאפיינים הכספיים של עסק. אם מבנה העלויות מורכב ברובו מעלויות קבועות (כמו בית זיקוק נפט), סביר יותר כי המנהלים יקבלו הצעות במחיר נמוך למוצריהם כדי לייצר מכירות מספיקות לכיסוי העלויות הקבועות שלהם. זה יכול להוביל לרמה מוגברת של תחרות בענף, מכיוון שלכולם יש את אותו מבנה עלויות, ועליהם לכסות את העלויות הקבועות שלהם. לאחר ששילמו על עלויות קבועות, בדרך כלל לכל המכירות הנוספות שוליים די גבוהים. המשמעות היא שעסק בעלות קבועה גבוהה יכול להרוויח רווחים גדולים מאוד כאשר המכירות עולות, אך יכול לספוג הפסדים גדולים באותה מידה כאשר ירידה במכירות.
אם מבנה העלויות מורכב ברובו מעלויות משתנות (כגון עסק שירותים), המנהלים צריכים להרוויח רווח בכל מכירה, ולכן הם נוטים פחות לקבל הצעות במחיר נמוך מלקוחות. עסקים אלה יכולים לכסות בקלות את הכמויות הקטנות של העלויות הקבועות שלהם. עלויות משתנות נוטות להוות חלק יחסית גבוה מהמכירות, ולכן הרווחים המופקים בכל מכירה בודדת לאחר כיסוי עלויות קבועות נוטים להיות נמוכים יותר מאשר בתרחיש בעלות קבועה גבוהה.
דוגמאות לעלויות קבועות הן שכר דירה, ביטוח, פחת, משכורות וכלי עזר. דוגמאות להוצאות משתנות הן חומרים ישירים, עמלות מכירה ודמי כרטיס אשראי.
