טופס דרישת חומרים מפרט את הפריטים שייאספו מהמלאי וישמשו בתהליך הייצור או במתן שירות ללקוח, בדרך כלל לעבודה ספציפית. לטופס יש בדרך כלל שלוש מטרות:
לבחירת פריטים מהמלאי
כדי להקל על רישומי המלאי בכמות הפריטים שנבחרו
לחייב את העבודה הממוקדת בעלות הפריטים המבוקשים
הטופס יכול לשמש גם כבסיס לסידור מחדש של פריטי מלאי שאינם במלאי כרגע.
המידע הנפוץ ביותר בטופס דרישת חומר כולל:
מדור כותרת: מספר המשימה לחיוב
מדור כותרת: תאריך הבקשה
קטע כותרת: תאריך שבו נדרש מלאי
גוף מרכזי: מספר הפריט או התיאור שיישלף מהמלאי
גוף עיקרי: כמות היחידה שיש לשלוף מהמלאי
קטע כותרת תחתונה: שורת חתימת הרשאה
אם יש להעביר את החומרים למיקום ספציפי, ייתכן שיהיה מקום בכותרת לזהות את מיקום המסירה.
אלא אם כן יש להכין חשבונית שירות ממסמך זה, היא בדרך כלל אינה כוללת עלויות פריט או מחירים.
המבקש שומר עותק של טופס בקשת החומר וכך גם צוות המחסן. עותק נוסף מלווה את הסחורה שנבחרה ליעדם הסופי. אם הפריטים המופיעים בטופס אינם במלאי, ניתן לשלוח עותק נוסף למחלקת הרכישה לצורכי הזמנה.
רואי החשבון יכולים לעקוב אחר זרימת טפסי דרישת החומר דרך חברה, כדי לראות אם נעשה שימוש מתאים ורישום פריטי מלאי כמתבקש מהנהלי הטיפול בחומרי החברה. אם לא, רואי החשבון עשויים להסיק כי אינם יכולים להסתמך על היבטים מסוימים במערכות הבקרה של החברה כחלק מפעילות הביקורת שלהם, וכך יחזקו פעילויות ביקורת אחרות.
לא נעשה שימוש בטופס דרישת החומר בסביבת תכנון ייצור ממוחשבת, שם מידע קטיף זה נשלח למחסן כהודעה אלקטרונית.
תנאים דומים
טופס דרישת חומר יכול להיקרא גם טופס דרישת רכש, אם כי ניתן להשתמש בדרישת רכישה לכל סוגי הרכישות, ולא רק לאלה המעורבים בתהליך הייצור.
