סקירה כללית על ספירת מחזור
ספירת מחזור כוללת ספירת מלאי מצומצמת במחסן בכל יום, מתוך כוונה לספור את כל המלאי לאורך תקופה מסוימת. כל שגיאה שנמצאה במהלך ספירות מצטברות קטנות אלה אמורה לגרום להתאמה לרישומי חשבונאות המלאי. כמו כן, יש לערוך חקירת הסיבות לכל טעות שנמצאה. התוצאה הסופית צריכה להיות נהלים והדרכה מפורטים המניבים שיעורי שגיאות עסקאות נמוכים מאוד ורמות גבוהות של דיוק רשומות במלאי.
ניתן להגדיר את הפריטים שנבחרו לספירת מחזור על סמך קריטריונים רבים של מיון, כגון העלות המשומשת ביותר או הגבוהה ביותר. השיטה הנפוצה ביותר היא פשוט להתחיל בפינה אחת של המחסן ולהתקדם במעברים ובפחים השונים, כך שכל הפריטים נספרים על בסיס מסתובב. אם משתמשים בשיטה האחרונה, ייתכן שיהיה צורך לספר פריטים מסוימים בתדירות גבוהה יותר, אם הם קריטיים לתהליך הייצור.
יתרונות לספירת מחזור
על ידי עיסוק בספירת מחזור, עסק כמעט בוודאות יחווה רמות גבוהות יותר של דיוק רשומות המלאי, מה שמוביל לביטחון גבוה יותר בהערכת המלאי המתקבל. זה עשוי, בתורו, להביא לחיסול ספירת המלאי הפיזי, מכיוון שרשומות המלאי כבר מדויקות כל כך, עד שלא נדרש אימות פיזי תקופתי. אם כבר אין צורך לספור מלאי בסוף כל תקופת דיווח, התוצאה יכולה להיות תהליך סגירה מואץ. אם המבקרים החיצוניים מרגישים שהם יכולים להסתמך על רישומי המלאי הללו, הם עשויים להקטין את הליכי הביקורת שלהם, מה שמצמצם את דמי הביקורת שהם גובים מהחברה. כמו כן, לא יהיה עוד צורך לשלם לעובדים שעות נוספות כדי לספור מלאי, או לסגור את שטח הייצור בזמן שמבצעים ספירות פיזיות.
נוהל ספירת מחזור
השלבים הבאים נדרשים לתוכנית ספירת מחזור מוצלחת:
הזן נתונים מלאים על כל עסקאות המלאי, כך שמאגר המלאי מעודכן לחלוטין.
הדפיס דוח ספירת מחזור, המציין את מיקומי הפחים שיש לספור, והקצה אותו לצוות המחסן.
דלפקי המחזור משווים את המיקומים, התיאורים והכמויות שצוינו בדו"ח למה שהם רואים על המדף. הם גם עוקבים אחר מה שהם רואים על המדף חזרה לדוח, למקרה שחלק מהפריטים כלל לא תועדו במסד הנתונים.
חקור את כל ההבדלים שנמצאו ודון בהם עם מנהל המחסן וקבע האם קיים דפוס של שגיאות העשוי לדרוש פעולה נוספת.
אם נדרשת פעולה נוספת, שנה נהלים, הכשרה, איוש, או כל דבר אחר הדרוש בכדי למנוע את השגיאה.
התאם את מסד הנתונים של רשומות המלאי כדי להסיר את השגיאה שמצא מונה המחזור.
על בסיס קבוע, בצע ביקורת על המלאי וחשב את אחוז דיוק המלאי. פרסם את התוצאות במקום ציבורי, ושלם בונוסים לצוות המחסן אם הם משיגים יעדי דיוק רשומים קבועים מראש.
ברור שיש צורך במחויבות גבוהה לתכנית לספירת מחזור כדי להבטיח את ביצוע הצעדים הללו באופן שוטף.
בעיות בספירת מחזור
אם רשומות המלאי לא מתעדכנות לראשונה עם כל עסקאות המלאי החוב, יתכן שמונה מחזור יגלה שגיאה ויתאים אותה. אם העסקה בפועל תוזן על גבי התאמת מונה המחזור, התוצאה עשויה להיות רישום מלאי לא מדויק יותר מאשר במקור. בעיה זו שכיחה במיוחד כאשר אותו פריט מלאי מאוחסן במספר מיקומים, כך שעלול להיות בלבול לגבי איזה רשומת מיקום להתאים לעסקת מלאי.
