נוהל קבלה

יש צורך בהליך קבלה כדי לבדוק כראוי את כל הסחורות הנכנסות, לסמן אותן בתגיות ולרשום אותן כמתקבלות.

בדוק טובין נכנסים (צוות קבלה)

1. עם קבלת המשלוח התאם את הפריטים שהתקבלו לתיאור המופיע בשטר המטען הנלווה, כמו גם לתיאור על הזמנת הרכש הקשורה. פערים גדולים יכולים להוביל לדחייה של הסחורה שנמסרה.
2. אם אין הזמנת רכש מאשרת ומנהל הרכישה אינו נותן פטור, דחה את הסחורה שנמסרה.
3. השתמש בבדיקת קבלה מודפסת מראש כדי לבדוק כל משלוח. פריטים שדורשים ככל הנראה בדיקה הם הכמות שהתקבלה, השוואה לסף איכות ותאריך ושעת קבלה. שים לב לכל השונות ברשימה. ראשית את רשימת הבדיקה לאחר סיום הבדיקה.
4. חתמו על צילום שטר המטען כדי לציין שהמשלוח נבדק ומקובל.

זהה ותייג את כל המלאי שהתקבל (צוות קבלה)

1. זהה כל פריט במשלוח וודא שהוא מתויג כראוי עם תג מקודד בר הכולל את מספר הפריט, הכמות ויחידת המידה. אם יש אי וודאות באשר למספר הפריט להשתמש בו, התייעץ עם צוות המחסן הבכיר או מחלקת הרכש.

התחבר פריטים שהתקבלו (צוות קבלה)

1. עדכן את יומן הקבלה עם התאריך והשעה לקבלת כל משלוח, כמו גם את שם השולח, הספק, מספר הזמנת הרכש ותיאור הסחורה שהתקבלה.
2. שלח עותק של שטר המטען החתום לפקיד החיוב במחלקת הנהלת חשבונות.
3. הגש את עותק המאסטר של חיוב המטען לפי תאריך באזור הגשת המחסן.

הערה: אם מגיעה משלוח כאשר מתבצעת ספירת מלאי פיזית, הפרד את הסחורה באזור אחסון מסומן בבירור, ואל תרשום פריטים אלה במאגר המלאי אלא לאחר סיום תהליך הספירה הפיזית.