הוצאות השכר הן השכר הקבוע שהרוויחו העובדים. ההוצאה מייצגת את עלות העבודה שאיננה לפי שעה לעסק. לעתים קרובות הוא מחולק לחשבון הוצאות משכורות עבור מחלקות בודדות, כגון:
הוצאות שכר - מחלקת הנהלת חשבונות
הוצאות שכר - מחלקת הנדסה
הוצאות משכורות - מחלקת משאבי אנוש
הוצאות שכר - מחלקת שיווק
הוצאות שכר - מחלקת מכירות
שכר שעתי עשוי להיכלל גם בקטגוריית הוצאות זו, ובמקרה זה החשבון זכאי בדרך כלל "שכר ושכר - [שם המחלקה]" כדי להראות את אופיו המקיף יותר של החשבון.
כל אחד מהחשבונות הקודמים מופיע בדוח רווח והפסד, ויכול להיות מצטבר לאשכול הוצאות גדול יותר, כגון פריט שורה אחד של הוצאות עבור מחלקה, או במסגרת עלות פריט שורה שנמכר.
משכורת היא סכום קבוע המשולם לעובד בפרק זמן קבוע מראש; היא אינה מבוססת על מספר שעות העבודה או על מספר היחידות המיוצרות, ולכן היא לא צריכה להשתנות מתקופה לתקופה, אלא אם כן מיושמת העלאת שכר או הפחתה.
הסכום שנרשם כהוצאות שכר עשוי להשתנות בהתאם לבסיס החשבונאות הנהוגה. אם נעשה שימוש בבסיס המזומנים של החשבונאות, רשמו הוצאה רק כאשר משולם משכורת לעובד; זה יכול להיות לא מדויק, במיוחד כאשר קיימות עדויות לחבות כלפי העובד בתקופה קודמת. אם נעשה שימוש בבסיס הצבירה של החשבונאות, רשמו הוצאה כאשר החברה נושאת בה בגין התחייבות, בין אם היא משולמת בפועל לעובד באותה עת ובין אם לאו.
אם הוצאות שכר קשורות לפעילות ייצור, היא יכולה להיות מגולגלת לחשבון תקורה של ייצור ואז תוקצה לעלות הסחורה שנמכרה או המלאי. אם חלק מהתקורה היה מחויב במלאי, בסופו של דבר הוא יחויב בעלות הסחורה שנמכרה, כאשר הסחורה נמכרת או הוכרזה כמיושנת. אם הוצאות שכר קשורות לפעילות כללית, מכירה או ניהולית, היא מחויבת בהוצאות בתקופה שנוצרה.
