לְמַמֵן

מה זה פרסום בחשבונאות?

רישום בחשבונאות הוא כאשר היתרות בספרי המשנה ובכתב העת הכללי מועברות לספר החשבונות הכללי. רישום מעביר רק את היתרה הכוללת בתת ספר משנה לספר החשבונות הכללי, ולא את העסקאות הבודדות בספר המשנה. מנהל הנהלת חשבונות עשוי לבחור לעסוק בפרסום לעתים רחוקות יחסית, כמו פעם בחודש, או אולי לעתים קרובות כמו פעם ביום.

משתמשים בסוכני משנה המשמשים רק כאשר קיימת היקף גדול של פעילות עסקאות באזור חשבונאי מסוים, כגון מלאי, חשבונות חייבים או מכירות. לפיכך, פרסום חל רק על מצבים בעלי נפח גדול יותר. במצבים של עסקאות בהיקף נמוך, הזנות מתבצעות ישירות לספר החשבונות הכללי, כך שאין תתי משנה ולכן אין צורך בפרסום.

לדוגמה, ABC אינטרנשיונל מנפיקה 20 חשבוניות ללקוחותיה במשך תקופה של שבוע, שעבורם הסיכומים בתת המשנה למכירות הם בגין מכירות של 300,000 $. הבקר של ABC יוצר רישום כדי להעביר את סך המכירות הללו לספר החשבונות הכללי עם חיוב של 300,000 $ לחשבון החשבונות וזיכוי של 300,000 $ לחשבון ההכנסות.

רישום משמש גם כאשר חברת אם מחזיקה קבוצות ספרים נפרדות לכל אחת מחברות הבת שלה. במקרה זה, הרישומים החשבונאיים של כל חברה בת זהים למעשה לסוכני משנה, ולכן סכומי החשבונות מחברות הבנות מתועדים לאלה של חברת האם. ניתן לטפל בכך גם בגיליון אלקטרוני נפרד באמצעות תהליך איחוד ידני.

רישום בוטל בחלק ממערכות הנהלת החשבונות, בהן לא משתמשים בסוכני משנה. במקום זאת, כל המידע נשמר ישירות בחשבונות הרשומים בספר החשבונות הכללי.

כאשר פועל פועל, מישהו שחוקר מידע בספר הכללי חייב "לפרט" מסכומי החשבונות שנרשמו בחשבונות הספרים הכלליים הרלוונטיים ולחפש ברשומות המפורטות המופיעות בספרי המשנה הרלוונטיים. זה יכול לכלול כמות משמעותית של עבודות מחקר נוספות.

מנקודת המבט של סגירת הספרים, פרסום הוא אחד הצעדים הפרוצדורליים המרכזיים הנדרשים לפני יצירת דוחות כספיים. בתהליך זה יש לבצע את כל הרשומות המתאימות למספרי המשנה השונים וליומן הכללי, ולאחר מכן התוכן שלהם פורסם בספר החשבונות הכללי. נהוג בשלב זה להציב דגל נעילה בתוכנת הנהלת החשבונות, כך שלא ניתן לבצע שינויים נוספים בסוכני המשנה ובכתבי העת לתקופת חשבונאות. לאחר מכן נפתחת גישה לסוכני המשנה ולכתבי העת לתקופת החשבונאות הבאה.

אם פרסום בטעות לא מתרחש כחלק מתהליך הסגירה, הסיכומים בספר הכללי לא יהיו מדויקים, וגם הדוחות הכספיים שמורכבים מהספר הראשי לא יהיו מדויקים.