הגדרת רשומות יומן חשבונאות
רישום יומן חשבונאי הוא השיטה בה משתמשים להזנת עסקה חשבונאית ברשומות החשבונאיות של עסק. רישומי החשבונאות מצטברים בספר החשבונות הכללי, או שהרישומים ביומן עשויים להירשם במגוון תתי ספרים, אשר מגולגלים אחר כך לספר החשבונות הכללי. מידע זה משמש לאחר מכן לבניית דוחות כספיים החל מתום תקופת הדיווח.
חייבים להיות לפחות שני פריטים ברשומה ביומן, אם כי אין מגבלה עליונה למספר הפריטים שניתן לכלול. רישום יומן בן שתי שורות ידוע כרישום יומן פשוט, בעוד שמכיל פריטי שורה נוספים נקרא ערך יומן מורכב. חברה עשויה להשתמש בהרבה מאוד רשומות יומן בתקופת דיווח אחת בלבד, ולכן עדיף להשתמש במספר גדול יותר של רשומות יומן פשוטות מאשר במספר קטן יותר של רשומות יומן מורכבות, על מנת להבהיר מדוע הרשומות מתבצעות. זה שימושי כאשר נחקרים רשומות יומן במועד מאוחר יותר, ובמיוחד כאשר הם נבדקים על ידי רואי החשבון.
בכל פעם שאתה יוצר עסקה חשבונאית, לפחות שני חשבונות מושפעים תמיד, כאשר רשומת חיוב נרשמת כנגד חשבון אחד והזנת אשראי כנגד החשבון השני.
סכומי החיובים והזיכויים לכל עסקה חייבים תמיד להיות שווים זה לזה, כך שתמיד נאמר שעסקה חשבונאית היא "באיזון". אם עסקה לא הייתה באיזון, לא ניתן יהיה ליצור דוחות כספיים. לפיכך, השימוש בחיובים ובזיכויים בפורמט הקלטת עסקאות בשני עמודות הוא החיוני ביותר מכל הבקרות על דיוק חשבונאי.
בסביבה חשבונאית קטנה יותר, מנהל החשבונות רשאי לרשום רשומות יומן. בחברה גדולה יותר, בדרך כלל אחראי חשבונות ראשי כללי אחראי על רישום רשומות היומן, ובכך הוא מספק שליטה מסוימת על אופן רישום רשומות היומן.
פורמט רשומת היומן
לכל הפחות, רשומה ביומן חשבונאי צריכה לכלול את הדברים הבאים:
החשבונות שאליהם יש לרשום את החיובים והזיכויים
תאריך הכניסה
תקופת החשבונאות בה יש לרשום את רשומת היומן
שם האדם שרושם את הערך
כל הרשאות ניהוליות
מספר ייחודי לזיהוי רשומת היומן
בין אם הערך הוא ערך חד פעמי, ערך חוזר או ערך חוזר.
יתכן שיהיה צורך לצרף תיעוד נרחב לרישום היומן כדי להוכיח מדוע הוא נרשם; לכל הפחות, ספק תיאור קצר של רישום היומן.
סוגים מיוחדים של רשומות יומן חשבונאות
רישום יומן הפוך הוא הפוך באופן ידני בתקופת הדיווח הבאה, או אשר הופך אוטומטית על ידי תוכנת החשבונאות בתקופת הדיווח הבאה.
רישום יומן חוזר הוא כזה שחוזר על עצמו בכל תקופת דיווח עוקבת, עד שמגיע מועד סיום. ניתן לעשות זאת באופן ידני, או להגדיר אותו להפעלה אוטומטית במערכת תוכנת הנהלת חשבונות.
דוגמאות להזנת יומן חשבונאות
תאגיד ארנולד מוכר מוצר ללקוח תמורת 1,000 דולר במזומן. התוצאה היא הכנסות של 1,000 דולר ומזומן של 1,000 דולר. על ארנולד לרשום עלייה בחשבון המזומנים (נכסים) באמצעות חיוב, ועלייה של חשבון ההכנסות באמצעות זיכוי. הערך הוא:
