הדרך הפשוטה ביותר לזהות מלאי מיושן ללא מערכת מחשב היא להשאיר את תגי ספירת המלאי הפיזי על כל פריטי המלאי לאחר השלמת הספירה הפיזית השנתית. התגים שהודבקו לכל הפריטים המשמשים בשנה שלאחר מכן יושלכו בזמן השימוש, ומשאירים רק את הפריטים העתיקים ביותר שאינם בשימוש שעדיין מתויגים עד סוף השנה. לאחר מכן תוכל לסייר במחסן כדי לראות אם יש ליצור עבורם עתודת התיישנות. עם זאת, תגים עלולים ליפול או להימחק מפריטי המלאי, במיוחד אם יש תנועה גבוהה בפחים הסמוכים. למרות שהקלטה נוספת תפחית בעיה זו, סביר להניח שאובדן תג כלשהו יתרחש לאורך זמן.
אפילו מערכת מעקב מלאי ממוחשבת ראשונית עשויה לתעד את התאריך האחרון בו הוסר מספר חלק ספציפי מהמחסן לייצור או למכירה. אם כן, זה עניין קל להשתמש בכותב דוחות כדי לחלץ ולמיין מידע זה, וכתוצאה מכך דוח המפרט את כל המלאי, החל במוצרים עם התאריך ה"שימוש האחרון "העתיק ביותר. על ידי מיון הדוח עם תאריך השימוש הישן ביותר שרשום תחילה, תוכלו להגיע לרשימת מיונים של פריטים הדורשים בדיקה נוספת לגבי התיישנות פוטנציאלית. עם זאת, גישה זו אינה מניבה הוכחה מספקת לכך שלעולם לא ישתמש שוב בפריט, מכיוון שהוא עשוי להיות מרכיב חיוני בפריט שלא נקבע לייצור מזה זמן מה, או כחלק מהשירות שהביקוש אליו נמוך.
גרסה מתקדמת של הדוח "בשימוש אחרון" משווה את סך משיכות המלאי לסכום העומד על הפרק, אשר כשלעצמו עשוי להיות מידע מספיק לביצוע בדיקת התיישנות. הוא מפרט גם את השימוש המתוכנן, הקורא למידע ממערכת תכנון דרישות חומר, ומיידע אותך בכל דרישות השימוש הקרובות. עולה גם עלות מורחבת לכל פריט, על מנת לתת למשתמשי הדוח מושג כלשהו לגבי המחיקה שעלולה להתרחש אם פריט יוכרז כמיושן.
אם מערכת מחשב כוללת שטר חומרים, יש סבירות גבוהה שהיא גם תיצור דוח "היכן נעשה שימוש", המפרט את כל שטרי החומר שעבורם נעשה שימוש בפריט מלאי. אם לא מופיע "איפה נעשה שימוש" בדוח עבור פריט, סביר להניח שכבר אין צורך בחלק. דוח זה יעיל ביותר אם שטרות חומר יוסרו ממערכת המחשב או יושבתו ברגע שמוצרים מוצרים מהשוק; זה חושף בצורה ברורה יותר את פריטי המלאי שכבר אין צורך.
גישה נוספת לקביעת חלק מיושן היא בדיקת צווי שינוי הנדסי. מסמכים אלה מראים כי החלקים מוחלפים על ידי חלקים שונים, וכן מתי אמור להתקיים המעבר. לאחר מכן תוכל לחפש במאגר המלאי כדי לראות כמה מהחלקים המוחלפים עדיין במלאי, ואז ניתן לסכם אותם, מה שמניב וריאציה נוספת על כמות המלאי המיושן שנמצא בידיך.
מקור מידע סופי הוא דו"ח המלאי המיושן של התקופה הקודמת. על צוות הנהלת החשבונות לעקוב אחר פריטים אלה ולהודיע להנהלה על אלה שאין להם פעילות דיספוזיצית.
על מנת לגרום לאחת ממערכות הסקירה הללו לעבוד, יש צורך ליצור מדיניות ונהלים וכן מועדי סקירה מתוזמנים מתמשכים. בכך, קיימת סבירות חזקה שבדיקות התיישנות יהפכו לחלק קבוע בפעילות החברה. במיוחד שקול מדיניות המועצה המנהלת לבצע דירוג התיישנות רבעוני לפחות, אשר נותן להנהלה אפשרות לאתר פריטים לפני שהם מזדקנים מכדי להיפטר מהם במחיר סביר. מדיניות מועצה אחרת צריכה לקבוע כי ההנהלה תחפש באופן פעיל אחר מוצרים בתהליך או מוצרים מוגמרים עם רמת איכות בלתי מקובלת. על ידי כך, מלכתחילה מונעים מאחסון סחורות במחסן.
קורסים קשורים
חשבונאות מלאי
כיצד לבצע ביקורת על מלאי
ניהול מלאי
