הספקים מציעים ללקוחותיהם הנחות ברכישה בתמורה לתשלום החשבונות שלהם מוקדם. חשוב לעקוב אחר הנחות הרכישה שנלקחו, מכיוון שהן משפרות את הרווחים באופן ישיר על ידי הקטנת הסכום המשולם לספקים. על מנת לעקוב אחר אכן לוקחים הנחות רכישה, על צוות הנהלת החשבונות:
- בדוק חשבוניות ספק כדי לראות אם הן מציעות הנחות בתשלום מוקדם.
- בדוק אם זה חסכוני לקבל את תנאי ההנחה המוצעים.
- שלמו את החשבונית מוקדם, בתמורה לתנאי ההנחה המוצעים.
נקודת המפתח למדידה היא האם התנאים שנחשבים חסכוניים לקבל אכן נלקחו. אם התנאים המוצעים לא היו חסכוניים, אין צורך לעקוב אחריהם.
לחישוב אחוז הנחות הרכישה שנלקחו, חלק את הסכום הכולל של הנחות הרכישה שנלקחו בסכום ההנחות הכולל הזמין שנחשב חסכוני לקחת. הנוסחה היא:
סה"כ הנחות רכישה שנלקחו ÷ סה"כ הנחות חסכוניות זמינות
שים לב שמדידה זו אינה כוללת את מספר עסקאות הנחות הרכישה, אלא את הסכום הדולרי של עסקאות היוון רכישה. ההבדל הוא שאם אתה עוקב אחר מספר עסקאות ההנחה שנלקחו, זה יכול לחשוף (למשל) אחוז הצלחה גבוה של 90%, אך ההנחה האחת ששכחה מחלקת הנהלת חשבונות הייתה בסכום אדיר. לפיכך, מדידה על בסיס סכום ההנחות בדולר שנלקחו, יכול להיות שאותו מצב (למשל) יגלה אחוז הצלחה של 10%. ליתר דיוק, הנוסחה היא:
סכום כולל של הנחות רכישה בדולר ÷ סך כל ההנחות חסכוניות בדולר
את המידע הנדרש למונה ניתן לקחת מרשומות החשבונאות. עם זאת, יכול להיות הרבה יותר קשה לאסוף את המידע במכנה. מקור אפשרי הוא קובץ המאסטר של הספק.
אם שיעור הנחות הרכישה שנלקח נמוך מדי, יתכן שיהיה צורך לבנות מחדש את תהליך התשלומים כדי להבטיח שעסקאות תשלום מוקדם יטופלו באופן מהיר יותר. תצורה מחודשת של המערכת היא רישום כל החשבוניות הנכנסות ישירות למערכת הנהלת החשבונות, לפני שליחתן לאישורים. אפשרות נוספת היא לרכז חשבונות המשתלמים עבור חברה מרובת מיקומים, ולספק לספקים את החשבוניות ישירות למיקום המרכזי לעיבוד מהיר יותר.
