חברות רבות עוברות את תהליך התקצוב מדי שנה פשוט משום שעשו זאת שנה לפני כן, אך אינן יודעות מדוע הן ממשיכות ליצור תקציבים חדשים. מהן מטרות התקצוב? הם:
לספק מבנה . תקציב שימושי במיוחד לתת לחברה הנחיות לגבי הכיוון אליו היא אמורה להגיע. לפיכך, הוא מהווה בסיס לתכנון מה לעשות הלאה. מומלץ למנכ"ל להטיל תקציב על חברה שאין לה חוש כיוון טוב. כמובן שתקציב לא יספק מבנה רב אם המנכ"ל יגיש מייד את התקציב ולא יבדוק אותו שוב עד השנה הבאה. תקציב מספק כמות משמעותית של מבנה כאשר ההנהלה מתייחסת אליו ללא הרף, ושופטת את ביצועי העובדים על פי הציפיות המתוארות בתוכו.
חיזו תזרימי מזומנים . תקציב שימושי ביותר בחברות שצומחות במהירות, בעלות מכירות עונתיות או בעלות דפוסי מכירה לא סדירים. חברות אלה מתקשות להעריך כמה מזומנים צפויות להן בטווח הקרוב, מה שמביא למשברים תקופתיים הקשורים למזומן. תקציב שימושי לחיזוי תזרימי מזומנים, אך מניב תוצאות הולכות וגוברות יותר בעתיד. לפיכך, מתן תצוגה של תזרימי מזומנים הוא מטרת תקצוב סבירה בלבד אם היא מכסה את החודשים הבאים של התקציב.
הקצאת משאבים . חברות מסוימות משתמשות בתהליך התקצוב ככלי להחלטה היכן להקצות כספים לפעילויות שונות, כגון רכישות רכוש קבוע. אף על פי שמטרה תקפה, יש לשלב אותה עם ניתוח אילוצי יכולת (שהוא יותר פונקציה של הנדסת תעשייה מאשר פונקציה פיננסית) כדי לקבוע היכן באמת יש להקצות משאבים.
תרחישים של דוגמניות . אם חברה עומדת בפני מספר מסלולים אפשריים שבהם היא יכולה לנסוע, אתה יכול ליצור מערך תקציבים, שכל אחד מהם מבוסס על תרחישים שונים, כדי לאמוד את התוצאות הכספיות של כל כיוון אסטרטגי. אף על פי שהיא שימושית, מטרה זו יכולה להביא לתוצאות בלתי סבירות ביותר אם ההנהלה מרשה לעצמה להיות אופטימיים מדי בהכנסת הנחות המודל לתקציב.
מדוד ביצועים . מטרה משותפת ביצירת תקציב היא להשתמש בו כבסיס לשיפוט ביצועי העובד, באמצעות שימוש בשונות מהתקציב. זו מטרה בוגדנית, מכיוון שהעובדים מנסים לשנות את התקציב כדי להקל על השגת היעדים האישיים שלהם (המכונה רפיון תקציבי).
לעומת זאת, תקצוב לא יכול להועיל רבות לעסק מבוסס שיש לו רקורד עקבי של ביצועים. במקרה זה, גישה טובה יותר עשויה להיות ניהול הארגון מתוך תחזית מתגלגלת המתעדכנת על בסיס קבוע. פעולה זו מפחיתה את העבודה הקשורה לתחזיות פיננסיות, ומאפשרת גם לעסק להעביר את ההתמקדות התפעולית בהתראה קצרה.
