יומן שכר הוא רישום מפורט של עסקאות חשבונאיות הקשורות לשכר עבודה. ארגונים קטנים יותר רשאים לרשום את עסקאות השכר שלהם ישירות בפנקס החשבונות הכללי, אך חברות גדולות יותר יגלו כי היקף עצום של עסקאות אלה יסתום את הפנקס הכללי. במקום זאת, הם רושמים עסקאות הקשורות לשכר ביומן השכר, ואז רושמים רשומה אחת ברמת הסיכום בפנקס הכללי המשקפת את כל העסקאות שנרשמו ביומן השכר. במערכות תוכנת הנהלת חשבונות, התוכנה מעבירה מעת לעת את סכומי העסקאות מיומן השכר לפנקס הכללי, בדרך כלל כאשר המשתמש מבקש זאת.
אם אתה צריך לחקור עסקת שכר ספציפית והחברה שלך משתמשת ביומן שכר, תצטרך לבצע את המחקר בתוך יומן השכר, מכיוון שהמידע ברמת הפירוט לא יהיה זמין בספר החשבונות הכללי.
צוות השכר יוצר רישומי יומן שנרשמים ביומן השכר, במיוחד מתוך רשימות השכר התקופתיות. יכול להיות שיש גם מספר רשומות מיוחדות בסוף כל חודש, כמו צבירה לדמי חופשה או דמי מחלה.
לאחר רישומים ביומן השכר וצוות הנהלת החשבונות מפרסם סיכום של מידע זה בפנקס הכללי, המידע מופיע בדוח רווח והפסד (בגין שכר עבודה, מיסי שכר והוצאות הטבות) ובמאזן (בגין נצברים. שכר, מיסי שכר והטבות).
במערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת לחלוטין, יתכן שלא יהיה צורך להדפיס את פרט יומן השכר; במקום זאת, כל המחקר הנוגע לעסקאות שכר ספציפיות מתבצע באופן מקוון. אם נחשב נחוץ להדפיס ולשמור את היומן, הקפד לשמור אותו מאוחסן בצורה מאובטחת, מכיוון שהוא מכיל מידע על פיצוי חסוי.
בחלק מחבילות התוכנה לחשבונאות, יומן השכר עשוי להיות בלתי נראה, מכיוון שמאגר המידע בנוי כך שאתה פשוט מזין עסקאות, מבלי להיות מודאג לכתב העת הספציפי שבתוכו הן נרשמות.
