מדיניות אשראי לדוגמא מכילה מספר אלמנטים אשר נועדו להפחית את הסיכון להפסד מהארכת אשראי ללקוחות שאינם יכולים לשלם. החלקים המרכזיים בפוליסת אשראי הם כדלקמן:
מטרה: חלק זה של המדיניות מציין בקצרה מדוע המדיניות קיימת. לדוגמה:
מדיניות זו מתארת את הדרישות לקביעת תנאי תשלום מול לקוחות החברה, כמו גם את המעקב אחר תנאים אלה. המדיניות מציינת גם חלופות שיעמדו לרשות אותם לקוחות שאינם זכאים לקבל אשראי של החברה.
היקף: סעיף זה מזהה את סוגי המכירות שעליהן המדיניות חלה. זה עשוי לחול רק על מכירות בתוך מדינה או אזור מסוים, או על סוגים מסוימים של חוזים או מכירות. לדוגמה:
מדיניות זו חלה על כל המכירות המתבצעות בארצות הברית, למעט מכירות לממשל הפדרלי ולממשלות המדינה.
מדיניות: הגוף העיקרי של הפוליסה יכול לכלול מספר הצהרות בנוגע למדיניות האשראי, לצד מידע יישומי מפורט יותר. לדוגמה:
החברה תעביר אשראי ללקוחות אם הם עומדים בקריטריוני הסף שלה למתן אשראי. צורת האשראי הבסיסית הינה זיכוי מקסימלי של 10,000 דולר ללא ריבית ביטחונית. ניתן להרחיב את האשראי המקסימלי באישור מנהל האשראי. במצבים שבהם מדובר ביכולתו של לקוח להחזיר, ייתכן שיידרש ערבות אישית, ארגונית או בנקאית. כל התנאים הם 30 יום נטו, ללא יוצאים מהכלל אם מתבקש לתקופת תשלום ארוכה יותר.
מחלקת האשראי תבדוק את בקשות האשראי של כל הלקוחות החדשים כדי לקבוע את מידת נכונותם לקבל אשראי, ואת גובה האשראי. רמת האשראי עשויה להיות מופחתת אם ללקוח יש ציון אשראי נמוך בדוח האשראי, אם הוא נוצר בשנתיים האחרונות, או אם היחס הנוכחי שלו נמוך מ -1: 1.
מחלקת האשראי תבדוק מעת לעת את היסטוריית ההחזר של הלקוחות הקיימים כדי לקבוע אם רמות האשראי הקיימות שלהם סבירות, או שיש לשנותן. סקירה זו תתבצע גם בכל פעם שתנאים עסקיים מצדיקים משיכה או הרחבה כללית של רמות האשראי.
תנאי המכירה המוצעים ללקוחות מתוקננים תחת תוכניות ומכירות קיימות של מכירות. מחלקת האשראי תתאים את תנאי המכירה הסטנדרטיים כדי למקסם את תוצאות המכירות, אם כי שינויים כאלה דורשים אישור של מנהל האשראי. תנאי המכירה הבסיסיים המוצעים ללקוחות הם 30 יום נטו.
אחריות: על המדיניות לציין למי האחריות להארכת האשראי או לתיקונו. אחרת, המצב יכול להיות מבולבל למדי, וכתוצאה מכך ניתן אשראי באופן אד-הוק. לדוגמה:
מנהל האשראי מוסמך להעביר אשראי ללקוחות, ולתקשר איתם בנוגע למצב האשראי שלהם. על צוות האשראי להורות ללקוחות באשר לאחריות התשלום שלהם.
