חיובים וזיכויים הם הצדדים המנוגדים של רישום יומן חשבונאות. הם משמשים לשינוי יתרות הסיום בחשבונות הספר הכללי. הכללים המסדירים את השימוש בחיובים ובזיכויים ברישום יומן הם כדלקמן:
כלל 1: כל החשבונות המכילים בדרך כלל יתרת חיוב יגדלו בכמותם כאשר מתווסף אליהם חיוב (עמודה שמאל), ויופחתו כאשר מתווסף להם זיכוי (עמודה ימנית). סוגי החשבונות עליהם חל כלל זה הם הוצאות, נכסים ודיבידנדים.
כלל 2: כל החשבונות המכילים בדרך כלל יתרת אשראי יגדלו בסכום כאשר מתווסף להם אשראי (עמודה ימנית), ויופחתו כאשר מתווסף להם חיוב (עמודה שמאלית). סוגי החשבונות עליהם חל כלל זה הם התחייבויות, הכנסות והון עצמי.
כלל 3: חשבונות קונטרה מקטינים את היתרות בחשבונות איתם הם משויכים. המשמעות היא (למשל) חשבון קונטרה המשויך לחשבון נכס מתנהג כאילו היה חשבון התחייבות.
כלל 4: סכום החיובים הכולל חייב להיות שווה לסכום הזיכויים הכולל בעסקה. אחרת, נאמר כי עסקה אינה מאוזנת, והדוחות הכספיים שמהם נבנית העסקה יהיו שגויים מטבעם. חבילת תוכנה חשבונאית תסמן את כל רשומות היומן שאינן מאוזנות, כך שלא ניתן יהיה להזין אותן במערכת עד לתיקונן.
על ידי ביצוע כללי חיוב ואשראי אלה, תוכלו להיות בטוחים שתזינו בספר הכללי נכונים מבחינה טכנית, מה שמבטל את הסיכון ליתרת ניסיון לא מאוזנת. עם זאת, עצם קיום הכללים אינו מבטיח כי הרישומים המתקבלים יהיו נכונים במהותם, שכן לשם כך נדרש גם ידע כיצד לתעד עסקאות במסגרת החשבונאית הרלוונטית (כגון עקרונות חשבונאות מקובלים או תקני דיווח פיננסי בינלאומיים).
