מגבלת המהותיות היא סף המשמש לקביעת האם עסקאות עסקיות חשובות לתוצאות הכספיות של עסק. אם עסקה מהותית מספיק כדי לחרוג מסף האילוץ, היא נרשמת ברשומות הכספיות, ולכן מופיעה בדוחות הכספיים. אם עסקה אינה עומדת ברמת סף זו, יתכן שהיא לא תירשם ברשומות הכספיות או שתתייחס אליה בדרך אחרת, בהתאם לנסיבות.
לדוגמא, בקר בחברה מחליט שמגבלת המהותיות של העסק היא 20,000 $. נכס נרכש תמורת 18,000 דולר. מכיוון שגודל הרכישה הזה נמוך מרמת המהותיות, הבקר מחליט לחייב את הרכישה בהוצאה, במקום לרשום אותה כנכס קבוע שיופחת לאורך שנים רבות, בהתאם למדיניות החברה הרגילה.
כדוגמה נוספת, הבקר של אותו עסק צריך להחליט אם לרשום תשלום בגין ביטוח רפואי בסך 50,000 $ המתייחס לחודש שלאחר מכן כהוצאה ששולמה מראש בתקופה הנוכחית, או לחייב אותה בהוצאות. מכיוון שסכום זה עולה על רמת המהותיות, על הבקר לרשום בתחילה את התשלום כהוצאה ששולמה מראש, ולחייבו בהוצאות בתקופה הבאה, בהתאם למדיניות החברה הרגילה.
עסק גדול יותר יהיה בעל מגבלה מהותית גבוהה יותר מכיוון שרמת המכירות שלו גבוהה כל כך מגורם קטן יותר. ישות רב לאומית עשויה להקים סף מהותיות של 1,000,000 $, בעוד שלחנות חומרה מקומית קטנה עשוי להיות סף של 1,000 $.
מגבלת המהותיות היא שיקול מרכזי בתהליך סגירת הספרים, ומסייעת לרואי חשבון בכך שהיא מאפשרת להם להשתמש בחלופות הקלטות לעסקאות הפשוטות ביותר עבור פריטים קטנים יותר.
