מחזור עסקאות הוא קבוצה משתלבת של עסקאות עסקיות. ניתן לצרף את רוב העסקאות הללו למספר מצומצם יחסית של מחזורי עסקאות הקשורים למכירת סחורות, תשלומים לספקים, תשלומים לעובדים ותשלומים למלווים. אנו בוחנים את אופי מחזורי העסקה בנקודות התבליט הבאות:
מחזור מכירות . חברה מקבלת הזמנה מלקוח, בוחנת את הזמנת כושר האשראי, שולחת סחורות או מספקת שירותים ללקוח, מוציאה חשבונית וגובה תשלום. קבוצה זו של פעילויות רציפות הקשורות זו בזו מכונה מחזור המכירות או מחזור ההכנסות.
מחזור רכישה . חברה מנפקת הזמנת רכש לספק עבור סחורה, מקבלת את הסחורה, רושמת חשבון בתשלום ומשלמת לספק. ישנן מספר פעילויות נלוות, כגון שימוש בכסף מזומן או כרטיסי רכש לרכישות קטנות יותר. קבוצה זו של פעילויות רציפות הקשורות זו בזו מכונה מחזור הרכישה, או מחזור ההוצאות.
מחזור שכר . חברה מתעדת את זמן עובדיה, מאמתת שעות ושעות עבודה נוספות, מחשבת שכר ברוטו, מנכה מיסים והלנת ניכוי אחרת ומנפיקה משכורות לעובדים. פעילויות נלוות אחרות כוללות תשלום מס הכנסה מונע לממשלה, וכן הנפקת טפסים שנתיים W-2 לעובדים. מקבץ פעילויות זה מכונה מחזור שכר.
מחזור מימון . חברה מנפיקה מכשירי חוב למלווים, ואחריה סדרת תשלומי ריבית והחזר החוב. כמו כן, חברה מנפיקה מניות למשקיעים בתמורה לתשלומי דיבידנד תקופתיים ותשלומים אחרים אם הישות מתמוססת. אשכולות עסקאות אלה מגוונים יותר ממחזורי העסקאות הקודמים, אך עשויים להיות כרוכים בהרבה יותר כסף.
תפקיד מפתח של רואה החשבון הוא לעצב מערך מתאים של נהלים, טפסים ובקרות משולבות לכל אחד ממחזורי העסקה הללו, כדי למתן את ההזדמנויות להונאה ולהבטיח עיבוד העסקאות באופן אמין ועקבי ככל האפשר.
