החשבונאות בגין חשבונות שיש לשלם כוללת רישום ותשלומי התחייבויות. זהו התחום הפונקציונאלי העיקרי דרכו עסק רושם הוצאות ומשלם לגורמים אחרים. משימות החשבונאות העיקריות לפירעון הן כדלקמן:
- אימות חשבונית . השלב הראשון בהתחשבנות בחשבונות שיש לשלם הוא להבטיח שכל החשבוניות הנכנסות מספקים תקפות. ישנן שתי דרכים לעשות זאת. אפשרות אחת היא שעובד מורשה יאשר כל חשבונית. האפשרות השנייה היא להשוות את המידע על כל חשבונית להזמנת הרכש המאשרת ולקבלת התיעוד, הנקרא התאמה תלת כיוונית. מכיוון ששתי האופציות הן עתירות עבודה, נהוג לא לאמת חשבוניות בעלות סכומי דולר קטנים.
- רישום חשבונית . לאחר אימות חשבונית, רואה החשבון מזין את הסכום החייב בתוכנה החייבת. המידע שהוזן כולל את שם הספק, תאריך החשבונית וסכום החשבונית. הערך החשבונאי הקשור שנוצר על ידי תוכנת הנהלת החשבונות הוא תמיד זיכוי לחשבון החשבונות. חיוב הקיזוז עשוי להיות בחשבון הוצאה או נכס.
- תשלום חשבונית . כאשר חשבונית אמורה לתשלום, רואה החשבון מגדיר אותה לתשלום באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות. זה בדרך כלל אומר שמרשם צ'קים ראשוני מנוהל ובודק כדי לוודא שיש לשלם את כל הפריטים שתוזמנו לתשלום. אם כן, מלאי המחאות נטען למדפסת והמחאות מודפסות. מידע תומך מצורף לכל בדיקה ומועבר לחותם צ'קים, אשר סוקר כל חבילת מידע על טעויות ואז חותם על ההמחאות. חלופה היא לשלוח תשלומים אלקטרוניים ישירות לחשבונות הבנק של הספקים. לאחר התשלום, כל פרטי התשלום מהודקים יחד ומוגשים לפי שם הספק.
ישנם מספר משימות נוספות הכרוכות בחשבונאות חשבונות לתשלום, כולל הפעולות הבאות:
- התאם מעת לעת את החשבון לתשלום החשבונות, כדי להבטיח כי יתרת החשבון תואמת את הסכומים בפועל לספקים.
- שלח 1099 טפסים לספקים לאחר סוף השנה הקלנדרית, אם תשלומים מצטברים אליהם עולים על סכום סף.
- צרו קשר עם הספקים בכדי לוודא שהם פדו את כל השיקים שנשלחו אליהם; אחרת, ייתכן שיהיה צורך להעביר סכומי צ'קים שלא נמחקו לממשלת המדינה כרכוש שלא נתבע.
