השיטת מלאי תמידית כוללת עדכון שוטף של רישומי המלאי של הישות עם המכירות והרכישות העדכניות ביותר. עדכונים אלה כוללים בדרך כלל תוספות וחיסור מהמלאי עבור פעילויות כמו פריטי מלאי שהתקבלו, סחורות שנמכרו ממלאי, סחורה שהוחזרה ופריטים שנבחרו מהמלאי לשימוש בתהליך הייצור. שיטה זו הינה מערכת מעקב אחר מלאי סטנדרטית בה משתמשים כל ארגון המקיים השקעה משמעותית במלאי, מכיוון שיש צורך לנהל את המלאי על בסיס בזמן אמת. יש לנקוט בשיטות הבאות על מנת להפעיל בהצלחה מערכת מלאי תמידית:
מאגר מחשבים . על פי מערכת תמידית, יש לרשום רשומה נפרדת כדי לעקוב אחר התוספות והמחקות מהמלאי עבור כל פריט מלאי. אמנם ניתן לעשות זאת עם מערכת "כרטיסים" ידנית, אך מלאי בכל גודל מחייב לטפל במבול העסקאות הנלוות באמצעות בסיס נתונים ממוחשב.
ספירת מחזור . השתמש בספירת מחזור כדי לספור כל הזמן חלקים קטנים במלאי, ולחקור את השונות שנמצאו. זוהי טכניקה מצוינת לשמירה על דיוק רשומות המלאי.
קידוד מיקום . אי אפשר לבצע ספירת מחזורים אם צוות המחסן אינו יודע לאן לחפש, לכן הקצה קוד מיקום לכל פריט מלאי, היכן הוא אמור להיות מאוחסן. מקובל שיהיו מספר קודי מיקום עבור פריט מלאי יחיד.
גישה מוגבלת . יש שיפור ניכר ברמת הדיוק של רשומות המלאי כאשר הגישה למלאי שעוקב אחר מוגבלת, כמו למשל עם גדרות ושער נעול. אחרת, קל מדי למישהו להוציא סחורה מהאחסון, או להעביר סחורות למיקום אחר.
העסקאות העיקריות המשמשות בשיטת המלאי התמידי הן:
הקליט רכישה . זוהי חיוב לחשבון המלאי וזיכוי לחשבון התשלומים.
הקליט מכירה . זהו חיוב בעלות חשבון הנמכרים וסכום לחשבון המלאי.
הקליטו מהלך . אין ערך ספר כללי עבור מעבר מיקום בין מיקומי אחסון, אם כי על מערכת ניהול המחסן לתעד שינוי במיקום.
רשום התאמת כמות . זוהי חיוב בעלות המוצרים שנמכרו או בחשבון הצטמקות המלאי וזיכוי בחשבון המלאי.
שיטת המלאי התמידי שונה באופן מהותי מהשיטה האחרת המשמשת למעקב אחר מלאי, המכונה שיטת המלאי התקופתי. השיטה התקופתית כוללת הידור של כל הרכישות במהלך תקופת חשבונאות, ביצוע ספירת מלאי פיזית בסוף התקופה, ואז שימוש בחישוב הבא כדי להגיע למחיר הסחורות שנמכרו לתקופה:
מלאי מתחיל + רכישות - מלאי סיום = עלות הסחורה שנמכרה
מערכת מלאי תקופתית נשענת על ספירת מלאי מדויקת רק כאשר לוקחים ספירה פיזית. בכל הזמנים האחרים, חברה המשתמשת במערכת התקופתית אינה יודעת את מספר היחידות המדויק שיש לה במלאי, מה שהופך אותה לנחותה משיטת המלאי התמידי.
