ניהול עלויות הוא שליטה בעלויות בפועל או בחיזוי שהעסק מעלה. הדבר מיושם בצורה הטובה ביותר כתהליך רשמי, תוך שימוש בחלק מהשלבים הבאים או כולם:
- אסוף מידע על עלויות שוטפות וצפויות. זה בדרך כלל מגיע מהספר הראשי למחירים בפועל, אך ניתן לאסוף את המידע גם באמצעות מערכת תמחיר מבוססת פעילות או מתודולוגיית איסוף פחות רשמית. העלויות הצפויות מגיעות מהשוואות לפרויקטים או מוצרים דומים, או הערכות המבוססות על חשבונות חומר.
- עיין במידע שנאסף כדי לראות אם ניתן להפחית את העלויות או להימנע מהן לחלוטין. זה יכול לכלול הפרדת עלויות לעלויות קבועות, משתנות ומעורבות, בדיקת עלויות בקו מגמה, ניתוח ההשפעה על פעולות צוואר הבקבוק והשוואת עלויות לאלו של חברות אמת מידה.
- דיווח על תוצאות הניתוח להנהלה, עם פעולות מומלצות.
- הגדרת בקרות כדי להבטיח ששינויים שמטילה ההנהלה יישמרו בדרך המיועדת.
- מעקב אחר כל השינויים שהנהלה הטילה כתוצאה מניתוח זה, כדי לראות כיצד השינויים שינו את פרופיל העלויות של העסק.
אם עסק מנסה לנהל עלויות הקשורות לפעילויות עתידיות (כגון תכנון מוצר חדש או בניית בניין מטה חדש) אז פעילויות ניהול העלויות שונות במקצת. ניתן לעקוב אחר כל אחת מהפעילויות הבאות:
- שימוש במחיר יעד כדי להעריך באופן רציף עלויות כאשר תכונות מתווספות לפרויקט או מופחתות ממנו (בדרך כלל מוצר חדש).
- שימוש בסקירות אבן דרך להשוואת העלויות שהוערכו במקור לעלויות בפועל. ביקורות אלו עלולות לגרום לפעמים לביטול מוחלט של פרויקטים.
ניהול עלויות יכול לכלול גם פונקציית ניטור פשוטה, כאשר אין צורך מיידי לבצע שינויים. במקרה זה ניתן לבצע את הגישות הבאות לניהול עלויות:
- שימוש בניתוח שונות כדי להדגיש את ההבדלים בין עלויות שנוצרו לבין עלויות מתוקצבות.
- באמצעות ניתוח חריגים כדי להדגיש רק את השונות מהעלויות המתוקצבות שעולות על רף מסוים.
- שימוש בניתוח מגמה לציון שינויים ארוכי טווח בעלויות מסוימות.
בקיצור, ניהול עלויות הוא נושא רחב המקיף מגוון פעילויות איסוף נתונים, ניתוח, דיווח ובקרה. כל חברה שרוצה להישאר רווחית לטווח הארוך תצטרך להשקיע חלק ניכר מזמנה בטיפול בפעילות ניהול עלויות.
