בעיות בכרטיסי רכש של החברה
ארגונים רבים מאפשרים לעובדיהם להשתמש בכרטיסי אשראי אישיים לרכישת סחורות ושירותים מטעם העסק, להם הם מקבלים החזר כספי. גישה זו מהווה סיכון לעובדים מכיוון שהחברה עשויה לבחור שלא להחזיר להם, או שפקוד מזומנים עלול לעכב את ההחזר. רמת תחכום גבוהה יותר הנמנעת מבעיה זו היא הנפקת כרטיסי רכש חברות לחלק מהעובדים, מה שמאפשר להם לבצע רכישות מסוגים מסוימים עליהם תשלם החברה באופן ישיר.
אם אחת משיטות הרכישה הללו מותרת, עובדים יכולים לרכוש פחות או יותר כל דבר מכל אחד, מה שעשוי לעקוף את כללי הרכישה של החברה להתמודדות עם רשימה קצרה של ספקים מועדפים. כמו כן, כרטיסי רכש מופצים בדרך כלל רק לקבוצה קטנה של אנשים, ומשאירים את כולם ללא שיטת רכישה אמינה עבור פריטים קטנים יותר, למעט החזר על ידי החברה.
כרטיס הרפאים
אפשרות רכישה שלישית שעוקפת את הבעיות שמציעות שתי האופציות הראשונות היא כרטיס הרפאים. כרטיס רפאים הוא פשוט מספר כרטיס אשראי הספציפי לכל מחלקת חברה, לשימוש כל אחד במחלקה זו. רכישות שבוצעו בכל אחד מכרטיסים אלה מחויבות בחזרה למחלקה אליה הונפק הכרטיס.
תפיסת כרטיסי הרפאים מקלה על הקצאת עלויות הפריטים שנרכשו למחלקות ספציפיות, תוך מתן גישה לעובדים נוספים לאפשרות רכישה זו. גישה זו גם מזרזת את קצב המודעות לחברה על רכישות עובדים; לעיתים הוצאות המוגשות להחזר אינן מועברות לחשבונות המשולמים למשך חודשים.
ניתן אפילו להנפיק כרטיס רפאים לספקים נבחרים. ספקים אלה פשוט גובים את מספר הכרטיס של כל רכישת חברה שבוצעה באמצעותם, מה שמקטין את הניירת שבדרך כלל תהיה קשורה לכל רכישה בודדת.
לבסוף, ספק כרטיסי הרפאים אמור להיות מסוגל להעביר נתונים על רכישות שבוצעו ישירות למערכת התשלומים של חשבונות ארגוניים, כך שלא נדרשת הזנת נתונים על ידי צוות התשלומים.
החיסרון של כרטיס הרפאים הוא שעובדים לשעבר עשויים עדיין לנסות להשתמש בו; זה לא היה המקרה אילו הונפק להם כרטיס רכש ספציפי, מכיוון שכרטיס זה יופסק ומספרו יושבת כשעזבו את החברה.
