מחלקת שירות הינה מרכז עלות המספק שירותים לשאר חברותיה. מנהל מחלקת שירות אחראי על שמירת העלויות, או עמידה בעלויות הנקובות בתקציב. השירותים הניתנים על ידי מחלקת שירות מוקצים אז למחלקות האחרות של העסק המשתמשות בשירותים אלה. חלק מהעלויות של מחלקת שירותים לא יכולות להיות מוקצות במקום אחר, בגלל עודף עלויות שלא ניתן להעביר למחלקות אחרות (כהגדרתן בהסכמי שירות המציינים את העלויות שניתן להקצות).
דוגמאות למחלקות שירות הן:
מחלקת תחזוקה . מחייב את מחלקת הייצור בעבודה ובציוד הנצרך במהלך תחזוקת המכונות. עלויות נצברות בדרך כלל על ידי עבודת תחזוקה אישית לכל מכונה.
שיפוט . מחייב את כל המחלקות עבור שירותי ניקיון, לעתים קרובות על בסיס מדה מרובע.
רכישה . מחייב מגוון מחלקות על מאמציו לרכוש סחורות ושירותים עבורן. ההקצאה עשויה להתבסס על סך הדולרים שנרכשו או על מספר הזמנות הרכישה שבוצעו.
טכנולוגיית מידע . מחלקות הצעות חוק לשימוש בהן באחסון ה- IT, ברוחב הפס, על ידי משתמש, או בשיטה סבירה אחרת של הקצאה.
אלמנטים של מחלקת הנהלת חשבונות יכולים להיחשב כמחלקת שירות, שכן ניתן לייחס תשלומים לספקים למחלקות ההזמנות, וחיובי לקוחות קשורים למעקב אחר רווחיות ספציפית ללקוח.
אם החיובים של מחלקות השירות מוקצים לשטח הייצור, ככל הנראה הקצאות עלויות אלה ייכללו במאגר עלויות, ואז יוקצו לסחורות המיוצרות. משמעות הדבר היא כי חלק מההקצאות של מחלקת השירות לא יחויבו בהוצאות אלא לאחר מספר חודשים, כאשר הסחורה הקשורה נמכרת ומחויבת בעלות חשבון הנמכרים.
קיימת מגמה מתונה המעדיפה את מיקור החוץ של מחלקות השירות, בטענה שספקים חיצוניים שומרים על שליטה הדוקה יותר בעלויותיהם, וכך יגבו פחות ממחלקה פנימית. יש לנקוט בזהירות במיקור חוץ מסוג זה כדי להבטיח שרק פונקציות שירות לא קריטיות יועברו מחוץ לעסק.
