תכנון תקציבי הוא תהליך של בניית תקציב ואז השימוש בו לבקרת הפעילות של העסק. מטרת התכנון התקציבי היא למתן את הסיכון שהתוצאות הכספיות של ארגון יהיו גרועות מהצפוי. השלב הראשון בתכנון התקציבי הוא בניית תקציב. זה נעשה על ידי עיסוק במשימות הבאות, המוצגות בסדרן המשוער:
השג כיוון אסטרטגי מהדירקטוריון. יש צורך בצעד זה כדי לקבוע את הכיוון הכללי של התוכנית, כגון הוספת קו מוצרים חדש או סיום חברת בת.
צור לוח שנה של אבני דרך תקציביות. יש צורך בתאריכי פירעון ספציפיים בכדי להבטיח שצוות ההנהלה ייצור את החלקים המתאימים שלהם בתקציב במועד, כך שניתן יהיה לגלגל חלקים אלה למודל התקציב הראשי.
צור מדיניות ונהלים של תקצוב. יש צורך בתיעוד זה בכדי לתת כיוון לאותם מנהלים המעורבים ביצירת התקציב.
טען מחדש את התקציב. בחלק מהמקרים יעיל יותר לספק למנהלים מודל תקציבי ראשוני שכבר מכיל תקציב משוער. התקציב המשוער מבוסס על תוצאות היסטוריות, מותאמות לאינפלציה. מנהלים יכולים למקד את תשומת ליבם בשינויים הקריטיים יותר במודל התקציב.
הנפיק את המודל התקציבי המקדים, עם מדיניות, נהלים ותאריכי דרך, למנהלים האחראיים. האחראי על התקציב מעניק תמיכה למנהלים אלה כאשר הם מתאימים את מודל התקציב המסופק.
צברו ושינו את המודל. כאשר פלחי התקציב מוחזרים על ידי מנהלים, המגזרים מצטברים למודל תקציבי ראשי, אשר נבחן על ידי ההנהלה הבכירה. מנהלים אלו ידרשו ככל הנראה שינויים במודל, כגון התאמות בהוצאות ההון או ברמות ההוצאות. המנדטים הללו מחייבים סדרה של תיקונים של אותם מנהלים שיוצרים את המודל.
לאחר שכל הצדדים מרוצים ממודל התקציב, הדירקטוריון מחתים אותו ומחלקת הנהלת החשבונות מעמיסה אותו בתוכנת הנהלת החשבונות, מה שמביא לתקציב לעומת דוחות כספיים בפועל.
לאחר השלמת מודל תקציב, הוא משמש לבקרה על פעילות העסק. ניתן לעשות זאת בדרכים הבאות:
דווח על תקציב לעומת שונות בפועל להנהלה, כך שנבדקים השונות השליליות הגדולות ביותר.
שלמו בונוסים על פי עמידה בתקציב.
התרת הוצאות רק אם נותר מימון בתקציב לכך.
