לְמַמֵן

השלבים בתהליך החשבונאי

תהליך החשבונאות הוא שלושה סוגים נפרדים של עסקאות המשמשים לרישום עסקאות עסקיות ברשומות החשבונאיות. מידע זה נצבר לדוחות כספיים. סוגי העסקאות הם:

  1. סוג העסקה הראשון הוא להבטיח כי למעשה הופכים רשומות היפוך מהתקופה הקודמת.

  2. הקבוצה השנייה מורכבת מהצעדים הדרושים לרישום עסקאות עסקיות בודדות ברשומות החשבונאיות.

  3. הקבוצה השלישית היא עיבוד סיום התקופה הנדרש לסגירת הספרים והפקת דוחות כספיים.

אנו נתייחס לשלושת החלקים הללו בתהליך החשבונאי להלן.

תחילת עיבוד תקופתי

ודא כי כל העסקאות שהוגדרו כרישויות ביטול בתקופות הקודמות אכן בוטלו. פעולה זו מבטיחה כי עסקאות לא יירשמו פעמיים בתקופה הנוכחית. עסקאות אלה מסומנות בדרך כלל כרישוי היפוך בתוכנת הנהלת החשבונות, כך שההיפוך צריך להיות אוטומטי. עם זאת, בדוק את החשבונות בתחילת התקופה כדי לאמת את ההיפוכים. אם לא הוגדר דגל היפוך, יש לבטל ערך ידני באמצעות ערך יומן חדש.

עסקאות אינדיבידואליות

השלבים הנדרשים לעסקאות בודדות בתהליך החשבונאי הם:

  1. זהה את העסקה . ראשית, קבע איזה סוג עסקה עשויה להיות. דוגמאות לכך הן רכישת מוצרים מספקים, מכירת מוצרים ללקוחות, תשלום לעובדים, ותיעוד קבלת המזומנים מלקוחות.

  2. הכן מסמך . לעיתים קרובות יש להכין או להכיר מסמך עסקי ליזום העסקה, כגון חשבונית ללקוח או חשבונית מספק.

  3. זהה חשבונות . כל עסקה עסקית נרשמת בחשבון במסד הנתונים החשבונאי, כגון חשבון הכנסות, הוצאות, נכסים, התחייבויות או הון עצמי. זהה באילו חשבונות ישמש להקלטת העסקה.

  4. רשום את העסקה . הזן את העסקה במערכת הנהלת החשבונות. זה נעשה באמצעות רישום יומן או טופס עסקה סטנדרטי מקוון (כגון המשמש לרישום קבלות מזומנים כנגד חשבונות פתוחים). במקרה האחרון, העסקה יוצרת מידע רשומות במערך חשבונות קבוע מראש (שניתן לעקוף אותו).

ארבעת השלבים הללו הם החלק בתהליך החשבונאי המשמש לרישום עסקאות בודדות ברשומות החשבונאיות.

עיבוד לסוף התקופה

השלבים הנותרים בתהליך החשבונאי משמשים לצבירת כל המידע שנוצר בשלבים הקודמים, והצגתו במתכונת של דוחות כספיים. השלבים הם:

  1. הכן איזון ניסיון . יתרת הניסיון היא רשימת יתרות הסיום בכל חשבון. סך כל החיובים ביתרת הניסיון אמור להיות שווה לסך כל הזיכויים; אם לא, הייתה שגיאה בהזנת העסקאות המקוריות שיש לחקור ולתקן.

  2. התאם את מאזן הניסיון . יתכן שיהיה צורך להתאים את יתרת הניסיון, או לתקן שגיאות או ליצור קצבאות מסוגים שונים, או לצבור הכנסות או הוצאות בתקופה.

  3. הכן מאזן ניסיון מותאם . זהו יתרת הניסיון המקורית, בתוספת מינוס כל ההתאמות שבוצעו לאחר מכן.

  4. הכנת דוחות כספיים . צור את הדוחות הכספיים מיתרת הניסיון המתואמת. פריטי השווי של הנכס, ההתחייבות וההון העצמי מהווים את המאזן, ואילו הפריטים של שורת הוצאות ההכנסות מהווים את דוח הרווח.

  5. סגור את התקופה . זה כרוך בהעברת היתרות בחשבונות ההכנסות וההוצאות לחשבון הרווחים השמורים, והשאיר אותם ריקים ומוכנים לקבל עסקאות לתקופת החשבונאות הבאה.

  6. הכן יתרת ניסיון לאחר הסגירה . גרסה זו של יתרת הניסיון צריכה להכיל יתרות בחשבון לכל חשבונות ההכנסות וההוצאות.

במציאות, כל חבילת תוכנה חשבונאית תיצור באופן אוטומטי את כל הגירסאות של יתרת הניסיון והדוחות הכספיים, כך שהצעדים בפועל בתהליך החשבונאי עשויים להיות מופחתים במידה ניכרת. במקום זאת, הצעדים המשמשים בסביבה ממוחשבת עשויים להיות:

  1. הכנת דוחות כספיים . מידע זה נאסף אוטומטית מהספר הראשי על ידי תוכנת הנהלת החשבונות.

  2. סגור את התקופה . צוות הנהלת החשבונות סוגר את תקופת החשבונאות שהסתיימה זה עתה, ופותח את תקופת החשבונאות החדשה. פעולה זו מונעת מביצוע של עסקאות בתקופה הנוכחית בשוגג לתקופת החשבונאות הקודמת. בחברה מרובת חלוקות, ייתכן שיהיה צורך להשלים את שלב הסגירה לתקופה זו בתוכנה עבור כל חברה בת.

תנאים דומים

תהליך החשבונאות מכונה גם מחזור החשבונאות.