לְמַמֵן

תהליך פיוס הבנקים

תהליך הפיוס של הבנק כולל השוואה בין הרשומות הפנימיות והבנקיות לחשבון בנק, והתאמת הרשומות הפנימיות לפי הצורך בכדי להביא את השניים ליישור. זה נעשה על מנת להבטיח כי יתרת המזומנים הרשומה של הארגון מדויקת. תהליך ההתאמה בין הבנק מתבצע בדרך כלל באמצעות מודול התאמת הבנק בחבילת תוכנת הנהלת חשבונות. בהנחה שזה המקרה, בצע את הצעדים הבאים להשלמת פיוס בנק:

  1. גישה לרשומות הבנק . גש לדוח הבנק המקוון שמסר הבנק לחשבון המזומנים של החברה (ככל הנראה חשבון השובר שלה).

  2. תוכנת גישה . גש למודול התאמת הבנק בתוכנת הנהלת החשבונות.

  3. עדכן צ'קים שלא נוקו . עבור למקטע צ'קים במודול התאמת הבנק. המערכת תציג רשימה של צ'קים שלא נוקו. התאם את רשימת הצ'קים הזו לרשימת הצ'קים שפינתה את הבנק, כפי שרשום בדוח הבנק. במודול התאמת הבנק, סמן את כל ההמחאות שפינו את הבנק. הנושאים הבאים עשויים להתעורר:

    • אם הצ'קים שנרשמו על ידי הבנק לאחר שסלקו רשומים בדוח הבנק בסכומים שונים ממה שהחברה רשמה, גש לתמונת הצ'ק המוצגת באתר האינטרנט של הבנק כדי לאמת את הסכום בהמחאה. אם החברה רשמה אותו באופן שגוי, הזן התאמה כדי להתאים את סכום הצ'ק לסכום שנרשם על ידי הבנק.

    • אם שיקים שנרשמו על ידי הבנק כמי שסולקו רשומים באופן שגוי על ידי הבנק, פנה לבנק ושלח להם תיעוד על השגיאה. הפרש זה בין הסכומים הרשומים של הבנק לחברה יישאר עד למועד בו הבנק יתאים את רישומיו. בינתיים ההבדל יהיה פריט מיישב.

  4. עדכן פיקדונות במעבר . עבור לסעיף הפיקדונות במודול התאמת הבנק. המערכת תציג רשימת פיקדונות במעבר. התאם פיקדונות אלה לרשימת הפיקדונות שפינו את הבנק, כפי שמופיעים בדוח הבנק. במודול התאמת הבנק, סמן את כל ההפקדות שפינו את הבנק. הנושאים הבאים עשויים להתעורר:

    • ייתכן שהבנק רשם כמה פיקדונות שהחברה לא רשמה. אם כן, גש לתמונת הצ'ק שפורסמה באתר הבנק כדי לוודא מי הוציא את הצ'ק ואת גובהו. רשום הפקדה זו ברשומות החברה.

    • ייתכן שהחברה רשמה כמה פיקדונות שלא נרשמו על ידי הבנק. זה יכול להיות בגלל מצב כספי לא מספיק, או בגלל שהבנק לא מקבל צ'קים זרים. פיקדונות אלה יתאימו בין פריטים עד למועד בו החברה תוכל לשכנע את הבנק להפקיד אותם או למצוא דרך חלופית להמיר את הצ'קים שהופקדו למזומן. זה עשוי גם לדרוש ביטול של פריטים שהופקדו ברשומות החברה.

  5. הזן הוצאות חדשות . הזן כהוצאות ברישומי החברה כל פריטי הוצאות שהבנק רשם כנגד החשבון. דוגמאות להוצאות כאלה הן:

    • עמלות כספים לא מספיקות . זהו עמלה שגובה החברה בגין כל צ'קים שהופקדו (או הונפקו) שלא היה בידי המוציא מספיק כספים.

    • בדוק דמי הדפסה . זהו עמלה הנגבית כאשר החברה מזמינה מלאי צ'קים חדשים דרך הבנק.

    • דמי שירות . הבנק יגבה עמלות בגין פריטים כגון עיבוד צ'קים, עיבוד פיקדונות, תשלומי פיקדון ישיר והעברות בנקאיות שהונפקו והתקבלו (המכונים דמי הרמה).

  6. הזן יתרת בנק . הזן במודול התאמת הבנק את יתרת המזומנים הסופית המצוינת בדוח הבנק.

  7. סקור את הפיוס . התוכנה אמורה להציג כעת כל הבדל ביתרת המזומנים הסופית שנרשמה על ידי החברה והבנק, יחד עם פריטים תואמים, כגון שיקים ופיקדונות מיותרים במעברה. אם אין פריט תיאום לא מתועד, הדפיס את הפיוס של הבנק ואחסן אותו.

  8. המשך בחקירה . אם יש פריט שאינו מתועד, עיין בשלבי תהליך הפיוס של הבנק שצוינו זה עתה. אם עדיין קיימת שונות לא מתועדת, חזור לתיאומי הבנק לתקופות הקודמות ובדוק אם השונות נוצרה בתקופה קודמת. אם כן, בדוק את התקופות הקודמות כדי לאתר את ההבדל.

  9. התאם לפריטים לא מהותיים . אם ההבדל הנותר אינו מהותי, יתכן ומקובל לרשום את ההבדל בספרי החברה, במקום לבזבז זמן על פעילויות חקירה נוספות.

בהתחשב בפרק הזמן הנדרש להשלמת תהליך הפיוס הבנקאי, חברות מסוימות מנסות למזער את השפעתו על תהליך הסגירה של סוף התקופה על ידי הפעלת פיוס יומי. על ידי כך, כל פריט שיאום שנותר בסוף חודש הוא כה מינורי עד כי ניתן יהיה להשלים אותם תוך מספר דקות.