לְמַמֵן

רשימת ביקורת פנימית

רשימת ביקורת לבקרה פנימית נועדה לתת לארגון כלי להערכת מצב מערכת הבקרות הפנימיות שלו. על ידי השוואה מעת לעת של רשימת הבדיקה למערכות בפועל, ניתן לאתר תקלות בבקרה שיש לתקן. כשמעקב אחריו באופן קבוע, לרשימת הבדיקה יש את היתרונות הבאים:

  • יש פחות הערות ביקורת על חולשות בקרה פנימית

  • ההנהלה יכולה לקבל ביטחון שהתוצאות הכספיות המדווחות מדויקות

  • קיים סיכון מופחת להפסדי נכסים עקב הונאה

  • יש פחות סיכוי שהארגון לא עומד בדרישות הרגולטוריות החלות

בקרות פנימיות הן מערכת של מדיניות, נהלים, ביקורות, הפרדת חובות ופעילויות אחרות המשמשות למזעור הסיכון לאובדן נכסים, הפקת דוחות כספיים מדויקים וניהול פעולות בצורה יעילה ומסודרת.

כשעוברים על רשימת בקרה פנימית, הכוונה היא לאתר כל בקרות חסרות או חלשות. ממצא כזה אינו מעיד באופן אוטומטי על קיומה של בעיית בקרה הדורשת תיקון. אם קיימות קיזוז בקרות במקומות אחרים במערכת, שליטה חלשה יכולה להיחשב מקובלת. לדוגמא, אם נעשה שימוש בלוחית חתימה לחתימה על צ'קים, הדבר יכול להיחשב לחולשת בקרה, אלא שיש צורך באישור רשמי במעלה הזרם לכל הזמנת רכש שהונפקה. בקרת קיזוז זו מבטיחה כי הרכישות עדיין מאושרות אי שם במערכת הרכישה.

רשימת הבקרה הפנימית יכולה להיות מסיבית ומותאמת לצרכי העסק הפרטי. לדוגמא, הפקדים המשמשים לקזינו (עם שימוש כבד במזומן) שונים לחלוטין מהבקרות המשמשות בחברת פיתוח תוכנה (אשר עשויה לעולם לא להשתמש במזומן כלל). להלן מבחר הפקדים העשויים להימצא בעסק טיפוסי:

רשימת ביקורת לבקרת תשלומים

  • כל החשבוניות הגדולות מ- $ 50 מאושרות על ידי מנהל

  • מתבצעת התאמה משולשת של הזמנת הרכש, מסמך הקבלה וחשבונית הספק

  • צ'קים ריקים מאוחסנים במקום נעול

  • מעקב אחר רצף מספרי הבדיקה

  • המחאות נחתמות ידנית

  • חשבוניות מוטבעות "בתשלום" כאשר הן שולמו

רשימת ביקורת לבקרת חיוב לקוחות:

  • כל ההנחות והמחירים המיוחדים מאושרים

  • חשבוניות נבדקות על שגיאות

  • שטר מטען ללא תחרות נבדק

  • סך הזמנת המכירה מושווה לסך החשבונית

  • דוחות סכומים שלא שולמו מונפקים ללקוחות

רשימת ביקורת על בקרת שכר:

  • לוחות הזמנים מותאמים לרשימת העובדים הנוכחיים

  • השעות המופיעות על גבי לוחות הזמנים מאושרות על ידי המפקחים

  • הסכומים שהוזנו למערכת השכר מותאמים לסכומי דף הזמן

  • פנקס השכר המקדים נבדק ומאושר על ידי מנהל השכר

  • כל המחאות השכר מופצות ידנית לאנשים שמופיעים בצ'קים