דוח הוצאות הוא טופס המשמש למעקב אחר הוצאות עסקיות. לרוב העובדים מסיימים את ההוצאות שעבורן הם מבקשים החזר. בדרך כלל מצורפים קבלות לטופס אם סכומי ההוצאה הקשורים עולים על סכום מינימלי מסוים. המעסיק בוחן את ההגשות לדיוק ותוקף ומשלם לעובדים את הסכומים המבוקשים. לאחר מכן יכול המעסיק לרשום את הסכומים המוחזרים כהוצאה עסקית, אשר גורמת לסכום הרווח החשבונאי והרווח החייב המוכר.
ניתן להשתמש בדוחות הוצאות גם כדי לפרט הוצאות שבוצעו כנגד מקדמה ראשונית של העובד. אם כן, המעסיק עדיין רושם את הסכומים שהוגשו כהוצאה עסקית, אך אין החזר; במקום זאת, המעביד מנכה את ההוצאות מסכום המקדמה של העובד.
דוח הוצאות יכול לכלול מספר שדות מידע ספציפיים לחברה, אך בדרך כלל דורש לפחות את המידע המרכזי הבא:
התאריך בו נוצרה הוצאה (תואם את התאריך בקבלה הקשורה)
אופי ההוצאה (כגון כרטיסי טיסה, ארוחות או דמי חניה)
סכום ההוצאה (תואם את סכום הקבלה הקשורה)
החשבון אליו יש לחייב את ההוצאה
סכום משנה לכל סוג הוצאה
חיסור לכל מקדמות ששולמו לעובד
הסכום הכולל של סכום ההחזר המבוקש
טופס דוח הוצאות עשוי לכלול גם סיכום של מדיניות הנסיעות והבידור של המעסיק, המגדיר אילו הוצאות לא יוחזרו על ידי החברה (כגון הוצאות בילוי בחדר).
תפיסת דוח ההוצאות יכולה להתייחס גם לרישום מפורט של הוצאות שהוציא כל מחלקה בחברה לתקופת דיווח. מידע זה נבחן כדי לראות אם הוצאות בפועל היו שונות מהציפיות, כאשר הנהלת המקרים יכולה לחקור את הסיבות להבדלים אלה.
