רפיון תקציבי הוא תת-הערכה מכוונת של הכנסות מתוקצבות או אומדן יתר של הוצאות מתוקצבות. זה מאפשר למנהלים סיכוי הרבה יותר טוב "להכין את המספרים שלהם", וזה חשוב במיוחד עבורם אם הערכות ביצועים ובונוסים קשורים להשגת מספרים מתוקצבים.
רפיון תקציבי עשוי להתרחש גם כאשר קיים חוסר ודאות ניכר לגבי התוצאות הצפויות בתקופה עתידית. מנהלים נוטים להיות שמרניים יותר בעת יצירת תקציבים בנסיבות כאלה. זה נפוץ במיוחד בעת יצירת תקציב עבור קו מוצרים חדש לחלוטין, בו אין שום תיעוד היסטורי של תוצאות אפשריות להסתמך עליהם.
רפיון תקציבי שכיח ביותר כאשר חברה משתמשת בתקצוב השתתפותי, מכיוון שצורת תקצוב זו כוללת השתתפות של מספר רב של עובדים, מה שנותן לאנשים רבים יותר אפשרות להכניס רפיון תקציבי לתקציב.
מקור נוסף לרפיון תקציבי הוא כאשר ההנהלה הבכירה רוצה לדווח לקהילת ההשקעות כי העסק מכה באופן שגרתי בציפיות התקציב הפנימי. סיבה זו פחות סבירה מכיוון שאנליסטים חיצוניים שופטים את ביצועי החברה ביחס לתוצאות המתחרות שלה, ולא התקציב שלה.
רפיון תקציבי מפריע לביצועים תאגידיים תקינים, מכיוון שלעובדים יש רק תמריץ לעמוד ביעדי התקציב שלהם, שנקבעים די נמוכים. כאשר יש רפיון תקציבי במשך מספר שנים רצופות, חברה עשויה לגלות כי הביצועים הכוללים שלה ירדו בהשוואה לביצועים של מתחרים אגרסיביים יותר המשתמשים ביעדי מתיחה. לפיכך, רפיון תקציבי יכול להיות בעל השפעה שלילית לטווח ארוך על הרווחיות והמיקום התחרותי של עסק.
פחות רגישות תקציבית תתרחש כאשר מספר מצומצם של מנהלים אגרסיביים הם היחידים המותרים למודל התקציב, מכיוון שהם יכולים להגדיר ציפיות גבוהות במיוחד. רפיון הוא גם פחות סביר כאשר אין קשר בין תוכניות ביצועים או בונוסים לתקציב.
