מסמך מקור הוא המסמך המקורי המכיל את פרטי העסקה העסקית. מסמך מקור לוכד את המידע המרכזי אודות עסקה, כמו שמות הצדדים המעורבים, הסכומים ששולמו (אם בכלל), התאריך ומהות העסקה. מסמכי מקור מזוהים לעתים קרובות עם מספר ייחודי, כך שניתן יהיה להבדיל ביניהם במערכת הנהלת החשבונות. מספור מראש של מסמכים שימושי במיוחד מכיוון שהוא מאפשר לחברה לבדוק האם חסרים מסמכים כלשהם.
לאחר שהמידע במסמך מקור נרשם במערכת הנהלת החשבונות, מסמך המקור יוצף לאינדקס לצורך גישה נוחה ומועבר לארכיון. מסמכים שנוצרו במהלך השנה האחרונה מאוחסנים בדרך כלל באתר, כאשר מסמכים ישנים נשמרים במתקני אחסון זולים יותר מחוץ לאתר.
מסמכי המקור הם קריטיים למבקרים, שמשתמשים בהם כראיה לכך שעסקאות מוקלטות התרחשו בפועל. מסמך מקור משמש גם חברות כהוכחה בהתמודדות עם השותפים העסקיים שלהם, בדרך כלל לגבי תשלומים. דוגמאות למסמכי מקור הם:
המחאה בוטלה
זיכוי
שובר הפקדה
דו"ח הוצאות
חשבונית מס
טופס דרישת חומרים
הזמנה
קלף זמן
קבלת קנייה
למטרות ראיה, תמונות אלקטרוניות של מסמכי מקור מקובלות בדרך כלל, אם כי במקרים מסוימים עדיין נדרש תיעוד מבוסס נייר.
בדרך כלל יש צורך לשמור מסמכי מקור למשך מספר שנים. שירות המסים הפנימיים מחייב מרווחי שמירה עבור סוגים מסוימים של מסמכים הקשורים לשכר עבודה. אם יש שאלה כלשהי בנוגע לתקופת השמירה למסמך, התייעץ עם עורך דין בקיא.
