לְמַמֵן

רכיבי מערכת בקרה פנימית

מערכת בקרה פנימית כוללת חמישה רכיבים. רואה חשבון חייב להיות מודע למרכיבים אלה בעת תכנון מערכת הנהלת חשבונות, וכך גם כל מי שמבקר את המערכת. המרכיבים של מערכת בקרה פנימית הם כדלקמן:

  • סביבת שליטה . זו הגישה של ההנהלה ועובדיהם בנוגע לצורך בבקרות פנימיות. אם לוקחים את הפקדים ברצינות, זה משפר מאוד את החוסן של מערכת הבקרה הפנימית.

  • הערכת סיכונים . זהו תהליך הבדיקה של העסק כדי לראות היכן הטמון הסיכונים הקריטיים ביותר, ולאחר מכן תכנון בקרות לטיפול בסיכונים אלה. הערכה זו חייבת להתבצע על בסיס קבוע, על מנת לקחת בחשבון את הסיכונים החדשים הנובעים משינויים בעסק.

  • פעילויות בקרה . זהו השימוש במערכות הנהלת חשבונות, בטכנולוגיית מידע ובמשאבים אחרים על מנת להבטיח כי נקבעו בקרות מתאימות ויפעלו כראוי. לדוגמא, יתכנו מערכות חשבונאיות לביצוע מעת לעת ביקורת מלאי וביקורת רכוש קבוע. בנוסף, יתכנו גיבויים מחוץ לאתר כדי למזער את הסיכון לאיבוד נתונים.

  • מידע ותקשורת . מידע על בקרות צריך להיות מועבר להנהלה בזמן, כך שניתן יהיה לטפל במחסור באופן מיידי. כמות המידע שהועברה צריכה להתאים לצרכי המקבל.

  • ניטור . זהו מערך התהליכים המשמש את ההנהלה לבדיקה והערכה האם הבקרה הפנימית שלה פועלת כראוי. באופן אידיאלי, ההנהלה צריכה להיות מסוגלת לאתר כשלים בבקרה ולבצע התאמות לשיפור סביבת הבקרה. אחרת, שליטה לא נכונה או לא יעילה עשויה לאפשר מעבר שגוי בדוחות הכספיים.