כאשר חברה מקבלת מספר רב של תשלומי לקוחות מדי יום, זה יכול להיות די קשה עבור הקופאית להחיל את התקבולים על חשבונות פתוחים במועד. אם כן, ההפקדות עשויות להתעכב. ניתן לדחוס באופן משמעותי את תהליך בקשת המזומנים באמצעות יישום אוטומטי במזומן.
יישום מזומן אוטומטי מחייב את מפעיל תיבת הנעילה להשתמש בפיד נתונים כדי להעביר לחברה את המידע על זיהוי תווי הדיו המגנטי (MICR) מכל צ'ק שהתקבל בתיבת הנעילה, כמו גם את סכום התשלום הכולל. תוכנת היישום במזומן משתמשת בטבלת החלטות כדי להחליט כיצד להחיל תשלומים אלה על חשבונות פתוחים. תהליך ההחלטה האוטומטי מבצע בדרך כלל את השלבים הבאים:
- התאם את מספר חשבון הבנק המוצג במידע ה- MICR של כל צ'ק ללקוח הנכון. זה ניגש לרשומת הלקוח הנכונה של חשבונות פתוחים.
- התאם רק תשלומים לחשבוניות כאשר סכום התשלום תואם בדיוק לסכום החשבונית.
- מבין שאר התשלומים, התאם רק מזומן לחשבוניות כאשר סכום המזומן תואם את הסכום המדויק של מספר חשבוניות שהגיעו לתשלום זה עתה.
- העבר את כל התשלומים הנותרים לבדיקה ידנית.
טבלת ההחלטות יכולה להכיל כללים מתוחכמים יותר, כגון החלת מזומן אם סכומי התשלום אינם כוללים את רכיבי הובלה ו / או מס מכירה של חשבונית. כאשר חברה בוחנת את התשלומים שהמערכת מעיפה, היא יכולה להתאים בהדרגה את טבלת ההחלטות כדי להגדיל את מספר היישומים המזומנים האוטומטיים. עם זאת, מגוון הניכויים שננקטו גורם לכך שלא יהיה אפשרי אי פעם לבצע אוטומציה מלאה של תהליך הגשת הבקשה במזומן. עם זאת, יישום מזומנים אוטומטי יכול לשפר מאוד את מהירות השימוש במזומן.
לאחר ביצוע יישומי מזומנים, התוכנה מפרסמת את התשלומים הללו למודול קבלות המזומנים בתוכנת הנהלת החשבונות של החברה. אם מערכת יישומי המזומנים האוטומטית היא יישום עצמאי, המשמעות היא שיש להעביר את העדכונים לתוכנת הנהלת החשבונות באמצעות ממשק מותאם אישית.
