הצהרת החשבון

הצהרת חשבון היא דוח מפורט על תוכן החשבון. דוגמא היא הצהרה שנשלחה ללקוח, המציגה חיובים ותשלומים מהלקוח במהלך פרק זמן מסוים, וכתוצאה מכך יתרת סיום. מטרת ההצהרה היא להזכיר ללקוח מכירות באשראי שטרם שולמו למוכר. ההצהרה היא בדרך כלל מסמך מודפס, אך ניתן לשלוח אותה גם באופן אלקטרוני. הצהרת חשבון לדוגמא כוללת בדרך כלל את המידע הבא:

1. סך כל החשבוניות שלא שולמו.

2. מספר החשבונית, תאריך החשבונית והסכום הכולל של כל חשבונית שהונפקה ללקוח בתקופת הזמן.

3. מספר האשראי, תאריך האשראי והסכום הכולל של כל אשראי אחר שהונפק ללקוח בתקופת הזמן.

4. תאריך התשלום והסכום הכולל של כל תשלום שקיבל המוכר במהלך פרק הזמן.

5. יתרת יתרה נטו של כל העסקאות הרשומות. זהו הסכום הכולל שיש לשלם למוכר.

6. תלוש תשלום בתחתית הדף שניתן לקרוע אותו ולשמש כסכום בחזרה למוכר. התלוש מכיל בדרך כלל כתובת דואר לכתובת, שם הלקוח וחסימה למילוי הסכום המשולם.

יתכן שיש חסימה בהצהרה ובה מצוין פרטי הקשר של צוות האוספים של המוכר, במידה והנמען רוצה לפנות אליהם כדי לדון במידע המופיע בהצהרה.

את כמות החשבוניות המפורטות בהצהרה ניתן לפרט לדליי זמן, כך שהקורא יכול לקבוע בקלות אילו חשבוניות חל איחור לתשלום, ואילו טרם נפרע. דליי הזמן המשמשים בדרך כלל הם:

• 0 עד 30 יום

• 31-60 יום

• 61-90 יום

• 90+ ימים

במקרים נדירים, נוכחות של זיכויים גדולים בדוח חשבון עשויה לגלות כי המוכר חייב כסף ללקוח, ובמקרה זה מוסדר תשלום או אשראי שוטף.

התועלת של דוח החשבון מוטלת בספק, מכיוון שהיא דורשת זמן עבודה של אנשי חשבונאות, כמו גם עלויות דמי משלוח, ועלולה להיעלם מהמקבלים. בדרך כלל הוא גם מונפק מיד לאחר סוף החודש, כאשר הוא מפריע לתהליך הסגירה החודשי. זה משתלם ביותר במצבים בהם יש היסטוריה של השגת אוספים המיוחסים ישירות להוצאת דוחות חשבון.

תנאים דומים

הצהרת חשבון נקראת גם הצהרת חשבון.