חשבונאות שכר כוללת את כל ההיבטים של חישוב ותשלום פיצויים לעובדים, כולל תשלום ניכוי הלנת צדדים שלישיים. התוצאה של תהליך זה היא תיעוד של ההוצאות הכרוכות בכל סוגי הפיצויים, וכן תשלומים בזמן לעובדים. למרות שמערכות מסוימות המשלבות אוטומציה פחות או יותר עשויות שלא לכלול את כל השלבים הללו, זרימת התהליך הבאה תחול על מרבית מערכות השכר:
להקים עובדים חדשים . בקשו מעובדים חדשים למלא מידע ספציפי לשכר כחלק מתהליך הגיוס, כמו טופס W-4 וטופסי ביטוח רפואי העשויים לדרוש ניכויים בשכר. השאירו עותקים של מידע זה על מנת לכלול אותו בשכר הבא.
אסוף מידע על כרטיס זמן . עובדים בשכר אינם דורשים שינוי בשכר המשולם עבור כל שכר עבודה, אך עליכם לאסוף ולסכם מידע אודות שעות העבודה של עובדים שאינם פטורים. זה עשוי להיות כרוך בכך שעובדים יסרקו תג דרך שעון זמן ממוחשב.
אמת את פרטי כרטיס הזמן . סיכמו את פרטי השכר שנאספו זה עתה ובקשו מהמפקחים לוודא שהעובדים רשמו נכון את זמנם.
סיכום השכר המגיע . הכפל את מספר השעות שעבד לפי שיעור השכר עבור כל עובד, תוך התחשבות בכל הפרש שעות נוספות או משמרות.
הזן שינויים בעובדים . עובדים עשויים לבקש לבצע שינויים בתלושי המשכורת שלהם, בדרך כלל במסים או בסכומי הפנסיה. יתכן שתצטרך לרשום הרבה מזה לפני חישוב המסים, מכיוון שהוא משפיע על סכום השכר שעליו מוחלים מיסים.
חישוב מיסים . השתמש בטבלאות מס של מס הכנסה כדי לקבוע את סכום המסים שיש לעכב משכר ברוטו של העובד.
חישוב ניכויי שכר . ייתכנו מספר ניכויים נוספים שייקחו מההכנסה נטו של העובד, כולל ניכויים עבור ביטוח רפואי, ביטוח חיים, קישוטים ודמי איגוד. עליך גם לעקוב אחר סכומי היעד עבור הניכויים הללו, כך שתפסיק לנכות ברגע שמגיעים לסכומי היעד.
לנכות תשלומים ידניים . אם כבר בוצעו תשלומים ידניים לעובדים, כגון מקדמות, אז קזז סכומים אלה מהתשלום הנקי שנותר.
צור רשם שכר . סכם את פרטי השכר והניכוי עבור כל עובד במרשם השכר, שאותו תוכל לסכם כדי ליצור גם רישום יומן להקלטת שכר העבודה. מסמך זה נוצר באופן אוטומטי על ידי כל חבילות התוכנה לשכר.
הדפסת משכורות . הדפיס משכורות עובדים באמצעות המידע במרשם השכר. בדרך כלל אתה מפרט שכר ברוטו, ניכויים ושכר נטו בייעוץ כספי המלווה בתלוש המשכורת.
שלם בהפקדה ישירה . הודע למעבד ההפקדה הישירה שלך על סכום כל התשלומים בהפקדה ישירה, והנפק עצות העברה לעובדים עבור תשלומים אלה.
הוציאו משכורות . בקש ממנהל שכר להוציא משכורות לעובדים, ודורש זיהוי עובד אם יש מספר רב של עובדים.
הפקדת מיסים מנוכים . הפקיד את כל מיסי השכר המוחזקים והמיסים התואמים למעביד בבנק המוסמך לטפל בעסקאות אלה.
רישומי יומן שכר
רישום היומן העיקרי עבור שכר עבודה הוא הערך ברמת הסיכום שמורכב מרשם השכר ואשר נרשם ביומן השכר או בספר החשבונות הכללי. ערך זה כולל בדרך כלל חיובים בגין הוצאות העבודה הישירות, המשכורות וחלק מסי השכר של החברה. כמו כן יהיו זיכויים למספר חשבונות, שכל אחד מהם יפרט את החבות בגין מיסי שכר שלא שולמו, כמו גם עבור סכום המזומן שכבר שולם לעובדים תמורת שכרם נטו. הערך הבסיסי (בהנחה שלא חלוקה נוספת של החיובים לפי מחלקה בודדת) הוא:
