כאשר עסק מקבל הוצאה, הדבר מקטין את כמות הרווח המדווחת בדוח רווח והפסד. עם זאת, הופעת הוצאה משפיעה גם על המאזן, שם מדווחים היתרות הסופיות של כל סוגי הנכסים, ההתחייבויות וההון. השפעת ההוצאות על המאזן משתנה, בהתאם לאופי עסקת ההוצאות המקורית. הווריאציות האפשריות הן:
חשבונות חייבים. מרבית ההוצאות נרשמות באמצעות הפונקציה לתשלום חשבונות, כאשר מתקבלות חשבוניות מספקים. במקרה זה, החשבון לתשלום חשבונות מוגדל, בעוד שגובה ההוצאה מקטין את חשבון הרווחים השמורים. לפיכך, חלק ההתחייבות במאזן גדל ואילו חלק ההון יורד.
הוצאה שנצברה . כאשר נצברות הוצאות, המשמעות היא שחשבון ההתחייבויות שנצבר מוגדל ואילו סכום ההוצאה מקטין את חשבון הרווחים השמורים. לפיכך, חלק האחריות במאזן גדל ואילו חלק ההון יורד.
תשלום במזומן . כאשר הוצאה נרשמת במקביל היא משולמת במזומן, חשבון המזומן (הנכס) יורד, בעוד סכום ההוצאה מפחית את חשבון הרווחים שנשמרו. לפיכך, יש ירידות קיזוז בסעיפי הנכסים וההון במאזן.
שינוי מילואים . מחלקת הנהלת חשבונות עשויה לבחור להגדיל את גודל העתודה, כגון הקצבה לחשבונות מסופקים או פחת שנצבר. אם כן, הדבר מגדיל חשבון נכסי קונטרה (שהוא גידול ביתרת אשראי) תוך צמצום כמות הרווחים השמורים (שהיא עסקת חיוב). למעשה, התוצאה היא גידול בהתחייבות וצמצום ההון העצמי.
העברה מהוצאות ששולמו מראש . יתכן ששולם בעבר ספק מראש עבור שירותים שטרם בוצעו, ולכן התשלום נרשם במקור בחשבון ההוצאות (הנכס) ששולמו מראש. כאשר השירותים נצרכים בסופו של דבר, הסכום מחויב בהוצאות. התוצאה היא ירידה בחשבון ההוצאות (הנכס) ששולמו מראש, וירידה מקבילה בחשבון הרווחים השמורים.
