לְמַמֵן

בעיות שימוש בקופות מזומנים

קופסת כסף מזערית היא כלי קיבול בו מאוחסנים שטרות מזומנים, מטבעות וקבלות. בדרך כלל משתמשים בתיבות מזומנים קטנים מהסיבות הבאות:

  • הם בנויים במיוחד עם תאים שונים לשטרות, מטבעות וקבלות.

  • בדרך כלל יש להם מנעולים מובנים.

  • ניתן לאחסן אותם בבטחה בחברה בשעות שאינן עובדים.

  • ניתן להעביר אותם בקלות לאפוטרופוס מזומן אחר, מכיוון שהם כל כך ניידים.

  • הם מאורגנים היטב לביקורות במזומן זעיר.

למרות הנוחיות הללו, ישנם מספר נושאים הקשורים לקופסאות מזומנים קטנות, כדלקמן:

  • כפוף לגניבה . בהיותה ניידת, ניתן לגנוב תיבת מזומנים קטנים. ניתן להקל על בעיה זו על ידי שמירת התיבה במגירה נעולה עם מתג מגע מתחת לתיבה. אם הקופסה מורמת, המתג משתחרר ומפעיל אזעקה.

  • נעילה חלשה . המנעול על קופסת מזומנים קטנה זול ונשבר בקלות. צורת הקיזוז היחידה היא גם לנעול את התיבה בתוך ארון, מגירה או כספת חזקים יותר.

  • מספר מקשים . בדרך כלל קיים מפתח גיבוי למנעול על התיבה, כלומר ישנם שני מפתחות במשרד בכל עת אשר יכולים לשמש לפתיחת התיבה במרמה. יש לשמור את מפתח הגיבוי בכספת החברה.

  • קלות גישה . התיבה נעולה בדרך כלל בשעות העבודה, כך שכל אחד יכול בקלות להוציא ממנה מזומנים. מדיניות סטנדרטית צריכה להבטיח כי התיבה נעולה כאשר אינה בשימוש.

בעיקרו של דבר, הקלות והניידות של קופסת כסף מזערית יוצרות בעיות אבטחה טבועות. דרך טובה למתן סוגיות אלה היא לחוקק מדיניות חברה להוצאת מזומנים קטנים רק בנסיבות יוצאות דופן, כאשר כל ההחזרים האחרים מתבצעים באמצעות המחאות לחשבונות, או עם תשלומים ראשוניים המתבצעים בכרטיסי אשראי של החברה. לאחר שהיקף הביקוש למזומנים קטנים ירד, ניתן לאחסן את תיבת המזומנים הקטנים בכספת החברה, ולהוציא אותה רק בקצרה לטיפול בבקשות נדירות של מזומנים קטנים.