ניתוח חשבונות חייבים משמש להפקת מספר סוגים של מידע מהרישומים המפורטים לתשלומי חשבונות. ניתוחים אלה הם כדלקמן:
הנחות נלקחו . בדוק את רישומי התשלומים כדי לראות אם החברה לוקחת את כל הנחות התשלום המוקדם שמציעים הספקים. להנחות אלה יש בדרך כלל ריבית אפקטיבית גבוהה, ולכן שווה להתאמץ.
דמי תשלום מאוחר . בדוק אם החברה גובה דמי תשלום מאוחרים באופן שגרתי. מצב זה נוצר לרוב כאשר אין לעסק מספיק מזומנים לעמוד בהתחייבויות התשלום שלו, אך הוא יכול לנבוע גם מכשלים בתהליך במחלקת הנהלת חשבונות.
מחזור בתשלום . חלק את סך הרכישות השנתיות לפי יתרת החוב הכוללת הממוצעת כדי להגיע לשיעור מחזור התשלומים. ואז חלק את קצב המחזור ל 365 יום כדי לקבוע את מספר הימים הממוצע שלוקחת החברה כדי לשלם את חשבונותיה. אם נתון ימי החייב הזה יורד עם הזמן, החברה מבזבזת מקור מזומן יקר ערך. ההחלטות האפשריות הן להבטיח כי צוות הנהלת החשבונות לא ישלם חשבוניות מוקדם, וכי תנאי התשלום שעליהם ניתנו משא ומתן עם הספקים אינם קצרים מדי.
שכפול תשלומים . חקר את רישומי התשלומים הקודמים כדי לראות אם חשבוניות שולמו יותר מפעם אחת. אם כן, הדבר מצביע על בעיה בזיהוי חשבוניות אלה במערכת החשבונות. צעד נוסף הוא ליצור קשר עם הספקים לקבלת החזר התשלומים הכפולים.
השווה לכתובות עובדים . השוו כתובות ספק לכתובות עובדים. התאמה יכולה להצביע על מצב הונאה, או לפחות על רכישה של צד קשור שייתכן שיהיה צורך לחשוף אותה להנהלה.
ערוך את אותם ניתוחים בכל פעם שהחברה רוכשת עסק אחר, כדי לראות אם ניתן לשפר את מצב התשלומים ברוכש. אם כן, זה יכול ליצור סינרגיה שיכולה לחסוך כסף עבור הרוכש. מנהל התשלומים יכול גם לדון בתוצאות ניתוח זה עם מנהל הרכש. מטרה אפשרית להציע למנהל הרכישה היא תנאי תשלום ארוכים יותר מספקים. פעולה זו מגדילה את כספי ההון החוזר העומדים לרשות העסק. תוצאה מרכזית של ניתוח חשבונות חייבים היא לשנות את תהליכי התשלומים כדי להפחית את הסיכון לפגמים שנמצאו יכולים להישאר בעתיד. פעולה זו יכולה לשפר את הרווחיות הארגונית הכוללת על ידי הימנעות מהוצאות עודפות.
