ספר החשבונות הכללי מכיל סיכום של כל עסקה שנרשמה, ואילו היומן הכללי מכיל את הערכים המקוריים עבור רוב העסקאות בהיקף נמוך. כאשר מתרחשת עסקה חשבונאית, היא נרשמת לראשונה במערכת הנהלת החשבונות ביומן. יתכנו כמה כתבי עת אשר נועדו להכיל סוגים מיוחדים של עסקאות (כגון קבלות במזומן, תשלומי מזומנים או מכירות) או לכל סוגי העסקאות האחרות. עסקאות אחרות אלה נרשמות בכתב העת הכללי. דוגמאות לרישומים שבוצעו בכתב העת הכללי הן מכירת נכסים, פחת, הכנסות מריבית, הוצאות ריבית ומכירת אגרות חוב או מניות בחברה למשקיעים.
לפיכך, היומן הכללי מהווה מיקום כולל לכניסה ראשונית של עסקאות מסוימות שאינן מתרחשות בכמויות מספיקות כדי להגיע לתיעוד ביומן מיוחד. עסקאות אלה נרשמות בסדר כרונולוגי, מה שהופך את כתב העת הכללי למקום מצוין בו ניתן לחקור עסקאות חשבונאיות לפי תאריך.
ספר החשבונות הכללי מכיל סיכום ברמת החשבון של כל עסקה שעסק עסק בה. מידע זה מגיע מהכתבי העת השונים בצורה מצטברת, בערכים ברמת סיכום. המידע בספר הכללי מצטבר בהמשך למאזן ניסיון שממנו נוצרים הדוחות הכספיים.
לפיכך, היומן הכללי הוא המקום בו נרשמות לראשונה אותן עסקאות שאינן מאוחסנות ביומן ספציפי לנושא, ואילו ספר החשבונות הכללי שומר את המידע ברמת הסיכום מכל אחד מהכתבי העת. המשמעות היא כי היומן הכללי מכיל מידע רב יותר על חשבונאות מפורט מאשר החשבונאי, שמצידו מכיל מידע מפורט יותר מהדוחות הכספיים.
השימוש בכתבי עת ירד מאז הופעתן של מערכות חשבונאות ממוחשבות. מערכות תוכנה חשבונאיות קטנות רבות מאחסנות את כל המידע העסקי ישירות בספר החשבונות, ומחלקות את כל סוגי העיתונים השונים, כולל היומן הכללי.
