שכר שלא שולם הוא הרווחים של עובדים שטרם שולמו על ידי המעסיק. שכר זה מתחשב רק אם הוא לא שולם בתום תקופת דיווח. אם כן, יש לרשום אותם על בסיס צבירת החשבונאות כך שזוהי מלוא הוצאות הפיצויים יוכרו במהלך תקופת הדיווח. אין צורך בכניסה לצבירה אם סכום השכר שלא שולם אינו חשוב; במקרה זה, ההוצאה נרשמת בעת תשלום השכר.
לצורך התחשבות בשכר שלא שולם, צברו את מספר שעות העבודה של העובדים לתקופה שלאחר תקופת התשלום האחרונה ועד סוף תקופת הדיווח. הכפל את שעות העבודה הללו בשיעור השכר של כל עובד להפקת שכר ברוטו. יתכן ויהיה צורך להפיק שכר שעות נוספות, הפרשי משמרות ותשלום שכר חתיכה, אם הוצאות פיצויים מסוג זה הוצאו גם על ידי המעסיק. ואז הכפל את השכר ברוטו בכל שיעורי המס הרלוונטיים, כגון ביטוח לאומי, מדיקר ומיסי אבטלה. שים לב שחלק מהמיסים הללו מוגבלים, ולכן הם עשויים שלא לחול ברגע שעובד הגיע לסכום מסוים של תשלום עד כה. לאחר מכן צור רישום יומן הפוך המחייב הוצאות אלה בהוצאות שכר ובהוצאות מס שכר, תוך קיזוז זיכויים לחשבון השכר שנצבר.שכר עבודה שנצבר מסווג כהתחייבות שוטפת, ומדווח על פי סיווג זה במאזן. בתקופת החשבונאות הבאה הערך מתהפך אוטומטית.
לפיכך, הנהלת החשבונות לשכר שלא שולם פועלת לפי השלבים הבאים:
צברו שעות עבודה.
הכפל את שעות הצבירה בשיעורי השכר החלים כדי להגיע לתשלום ברוטו.
הכפל את השכר ברוטו בשיעורי המס החלים.
צור רשומה ביומן הפוך כדי לרשום סכומים אלה.
כמו כן, אם הסכום מהותי, יכול להיות הגיוני לצבור הוצאה עבור כל ההטבות הקשורות. לדוגמא, אם לעובדים מנוכים סכומים משכרם בגין תוכנית פרישה בסך 401,000 וחברה תואמת את תרומות העובדים, שקול לצבור התאמה זו של המעסיק כחלק מהחשבונאות לשכר שלא שולם.
לעומת זאת, אין התחשבנות בשכר שלא שולם על בסיס בסיס המזומנים של החשבונאות. השכר נרשם רק על בסיס מזומן כאשר משולמים מזומנים לעובדים. משמעות הדבר היא כי עשוי להיות פער בין סכום ההוצאה המדווח על ידי מעסיק בסיס מזומן לבין סכום ההוצאה בפועל שהוצא בתקופת דיווח.
