יומן מזומנים זעיר

יומן הכסף הזול מכיל סיכום התשלומים מקרן מזומנים קטנים. הסכומים בכתב העת משמשים כבסיס לרישום יומן לחשבונאות כללי של החברה. ערך יומן זה מפרט הוצאות מזומנות קטנות לפי סוג הוצאות. יומן טיפוסי של מזומנים קטנים הוא טופס מודפס מראש, אולי כזה שנרכש מחנות ציוד משרדי. משמאל לימין, הוא מכיל בדרך כלל שורה בה להזין מספר שובר, תאריך השובר וסכום ההוצאה הכולל שמפורט בשובר. לאחר מכן הטופס ממשיך עם מספר עמודות נוספות להוצאות נפוצות, כגון:

• אספקה

• ארוחות

• דְמֵי מִשׁלוֹחַ

• הוצאות נסיעה

• הוצאות אחרות

הטופס עשוי לכלול בתחתית גם גוש פיוס, עליו רושם האפוטרופוס הכספי הזולתי את יתרת המזומנים הקטנים, סכום ההוצאות המופיעות בעיתון המזומנים הקטנים וכל מחסור במזומן או חריגה מזומנים נטו ליתרת המזומנים בפועל. בקרן המזומנים הקטנים. על האפוטרופוס לנתח כל שובר שהושלם.

הנוהל בו נעשה שימוש ביומן המזומנים הקטנים הוא:

1. בסוף תקופת החשבונאות, הזן את כל השוברים בעיתון הקופה הקטנה. עבור כל שובר, הזן את מספר השובר, התאריך, ההוצאה הכוללת וסוג ההוצאה.

2. הזן את הסיכומים הכוללים עבור כל העמודות המספריות בתחתית הטופס.

3. השלם את גוש הפיוס וציין כל מחסור או עודף מזומנים.

4. הידוק את כל השוברים בחלק האחורי של היומן.

5. העבירו את החבילה לפקיד החשבונות הכללי.

6. פקיד החשבונות הכללי יוצר רישום יומן המפחית את יתרת המזומנים הקטנים בסך הכולל של ההוצאות המופיעות בתחתית הטופס, ורושם הוצאה עבור ההוצאות השונות בטופס שלגביו נרשמו.

7. פקיד החשבונות הכללי מעביר את היומן לקופאית, המספק מזומנים מלאים לאפוטרופוס המזומנים הקטנים, ובכך מחזיר את יתרת המזומנים הקטנים לרמתה המיועדת המקורית.

לאחר שהסתיימה תקופת השימוש, יומן הארכונים מתבצע בהתאם למדיניות הרס המסמכים של החברה.