חשבונאות הוצאות כוללת הכרה ורישום של הוצאה שנצרכה או התחייבות שנוצרה. תהליך זה הוא קריטי להכרה בהוצאות בסכום הנכון ותקופת הדיווח. יש צורך בפעילויות הבאות בחשבונאות הוצאות:
הוצאות נצרכות - מתרחשות כאשר מתקבלת חשבונית ספק או תשלום במזומן תמורת סחורות או שירותים.
החליטו האם להתייחס לסכום כהוצאה או כנכס. אם ניתן לצרוך את הפריט לאורך מספר תקופות, הוא עשוי להתייחס לנכס.
אם הוצאה, הכיר אותה בחשבון ההוצאות הנכון, כגון חומרים ישירים, הוצאות אספקה או הוצאות שירות.
אם נכס, רשמו אותו בחשבון ההוצאות ששולמו מראש (עבור נכסים לטווח קצר) או בחשבון רכוש קבוע (עבור נכסים ארוכי טווח).
אם הוצאה ששולמה מראש, עקוב אחריה בכל חודש וחייב אותה בהוצאה כפי שנצרכה.
אם נכס קבוע, גבה חלק עקבי ממנו בהוצאות פחת בכל חודש, עד שהוא נצרך במלואו.
אם לא התקבלה חשבונית או בוצע תשלום, עדיין תהיה חובה לשלם לספק. אם כן, צור ערך יומן מהפך המתעד הוצאה שנצברה בתקופה הנוכחית, והיפוך אותה בתקופה הבאה. פעולה זו מבטיחה כי ההוצאה תוכר בתקופה הנכונה. כאשר החשבונית מתקבלת או התשלום מתבצע בתקופה הבאה, היא מקזזת את ההיפוך, וכתוצאה מכך אין כניסה נטו בתקופה הבאה.
התחייבויות שנוצרו - מתרחש כאשר עסק לוקח על עצמו חובה לשלם לצד שלישי.
החליטו האם קיימת התחייבות אפשרית וניתן לקבוע בבירור את הסכום. אם כן, רשום התחייבות. קיזוז האחריות הוא חיוב בהוצאות.
בדוק את ההתחייבות בתקופות מאוחרות יותר כדי לראות אם הסכום השתנה. אם כן, התאם את ההתחייבות ואת ההוצאה המקזזת.
הנהלת חשבונות ההוצאות שצוינה כאן משמשת במערכת הנהלת חשבונות בסיס צבירה.
