תהליך קבלת המזומנים מוגדר מאוד, מכיוון שמשימת עיבוד השיקים עמוסה בבקרות. הם נדרשים כדי להבטיח שהצ'קים נרשמים כהלכה, מופקדים מייד, ולא נגנבים או משתנים בשום מקום בתהליך. הנוהל לעיבוד קבלות צ'קים מתואר להלן:
רישום צ'קים ומזומן . כאשר מגיע משלוח הדואר היומי, רשום את כל הצ'קים שהתקבלו ומזומן ברשימת קבלות המחאות בחדר הדואר. על כל צ'ק שהתקבל ציין בטופס את שם הצד המשלם, את מספר הצ'ק ואת הסכום ששולם. אם הקבלה הייתה במזומן, אז ציין את שם הצד המשלם, בדוק את "המזומן?" תיבה, והסכום ששולם. לאחר השלמת כל פריטי השורה, הזן את הסכום הכולל בשדה "סך כל הקבלות" בתחתית הטופס. חתמו על הטופס וציינו את תאריך קבלת הצ'קים והמזומנים. כמו כן, יש להחתים "להפקדה בלבד" ומספר חשבון הבנק של החברה על כל צ'ק שהתקבל; זה מקשה על מישהו לחלץ צ'ק ולהפקיד אותו בחשבון בנק אחר.
תשלומי קדימה . הכנס את כל ההמחאות, המזומנים והעתק של רשימת קבלות המחאות בחדר הדואר לשקית דואר בין-משרדית מאובטחת. יש להעביר אותו ידנית לקופאית במחלקת הנהלת חשבונות. הקופאית תואמת את כל הפריטים שבשקית לרשימת קבלות המחאות בחדר הדואר, כותבת ראשי תיבות של עותק של הרשימה ומחזירה את העותק בדואר בין-משרדי לחדר הדואר. לאחר מכן צוות חדר הדואר מגיש את העותק שאותו רותם לפי תאריך.
החל כסף מזומן על חשבוניות . גש לתוכנת הנהלת החשבונות, התקשר ללקוח הרלוונטי לחשבוניות שלא שולמו, והחל את המזומן על החשבוניות המצוינות בייעוץ ההעברה המלווה כל תשלום מהלקוח. אם אין אינדיקציה לגבי החשבונית שיש לזכות אותה, רשום את התשלום בחשבון מתחים נפרד, או כלא הוחל אך בתוך חשבון הלקוח ממנו הגיע. במצב האחרון, צלם את הצ'ק ושמור אותו לצורכי יישום במועד מאוחר יותר, כך שהצ'ק עדיין יכול להיות מופקד בתאריך הנוכחי.
הקלט מזומנים אחרים (אופציונלי) . מדי פעם יגיעו כמה מזומנים או צ'קים שאינם קשורים לחשבונות שלא שולמו. לדוגמא, ייתכן שיש תשלום מראש על ידי לקוח, או החזרת פיקדון. במקרים אלה רשמו את הקבלה במערכת הנהלת החשבונות, לצד תיעוד נאות של הסיבה לתשלום.
להפקיד מזומן . רשום את כל ההמחאות והמזומן בתלוש פיקדון. השווה את הסכום בתלוש ההפקדה לסכום המצוין ברשימת קבלות המחאות בחדר הדואר, ויישב את ההבדל. לאחר מכן אחסן את הצ'קים והמזומנים בשקית נעולה והעביר אותם לבנק.
התאמה לקבלה בבנק . עם קבלת הצ'קים והמזומן, הבנק מנפיק עבורו קבלה. מישהו חוץ מהקופאית צריך להשוות קבלה זו לסכום בתלוש ההפקדה וליישב את ההבדלים. יכול להיות שימושי להדליק את הקבלה לעותק של תלוש ההפקדה ולהגיש את המסמכים, כהוכחה לכך ששלב ההתאמה הושלם.
