תוכנת הנהלת חשבונות משמשת לאיסוף מידע אודות כדאיות פיננסית של עסק ודיווח עליו. תוכנה זו הינה קריטית למינהל תקין של ארגון. לפני שתחליט באיזו חבילת תוכנה להשתמש, חשוב להבין את הסוגים השונים של תוכנות הנהלת חשבונות, ובאילו נסיבות יש להשתמש בכל אחת מהן. הרשימה הבאה מפרטת את הסיווגים הכלליים של תוכנת הנהלת חשבונות:
גיליונות אלקטרוניים . עסק קטן למדי יכול להתנהל רק באמצעות גיליון אלקטרוני לתוכנת הנהלת החשבונות שלו. תוכנת הגיליון האלקטרוני זולה וניתן להגדיר את המערכת בכל דרך שהיא. עם זאת, גיליונות אלקטרוניים מועדים לטעויות, מכיוון שייתכן שהמידע יוזן במקום הלא נכון, באופן שגוי או שלא הוזן כלל, וכתוצאה מכך דוחות כספיים לא מדויקים. כתוצאה מכך, גיליונות אלקטרוניים משמשים בדרך כלל רק ארגונים בעלי נפחי עסקאות נמוכים מאוד.
תוכנה זמינה מסחרית. תוכנת מדף מסחרי (COTS) היא תוכנת הנהלת החשבונות השולטת בכל העולם. זה ניתן להגדרה מתונה לצרכי העסק, מכיל מספר רב של שכבות של זיהוי שגיאות כדי למנוע הזנת מידע שגוי, ומפיק דוחות סטנדרטיים שלרוב ניתן להגדיר לצרכי המשתמש. ישנן חבילות COTS ספציפיות לתעשיות מסוימות, עם תכונות נוספות כדי לענות על הצרכים של שוקי היעד שלהם. תוכנת COTS עשויה לדרוש את שירותיהם של יועצים להתקנתה, ויכולה לדרוש תהליך התקנה ממושך, כמו גם צוות העובדים במקום כדי לתחזק את התוכנה. וריאציה למושג זה היא תוכנת הנהלת חשבונות הזמינה כשירות מקוון, המחייבת את המשתמשים להיכנס לאתר הספק כדי לגשת לתוכנה.הגישה האחרונה מחייבת תשלום אגרה למשתמש בכל חודש, ולא רכישה מקדימה של התוכנה.
תוכנת תכנון משאבים ארגונית (ERP) . תוכנת ERP משלבת מידע מכל חלקי העסק במסד נתונים יחיד. גישה זו מבטלת את הבעיות הקשורות בתוכנה עצמאית ספציפית למחלקה שאינה חולקת מידע. עם זאת, הוא גם יקר עד כאב וייתכן שיידרש יותר משנה להתקנה. תוכנה זו דרושה בדרך כלל רק הארגונים הגדולים והמורכבים ביותר.
תוכנת הנהלת חשבונות בהתאמה אישית . תוכנה זו פותחה בהתאמה אישית עבור ארגון. גישה זו נוקטת בדרך כלל רק כאשר צרכי הישות הם ספציפיים כל כך שלא ניתן לענות עליהם על ידי חבילת COTS או ERP. עם זאת, גישה זו נוקטת לעיתים רחוקות, מכיוון שתוכנה מותאמת אישית נוטה להיות מטומטמת ודורשת יותר תחזוקה מאשר חבילות זמינות מסחרית.
