לְמַמֵן

מערכת המזומנים הזעירים

מערכת מזומנים זעירים היא מערכת מדיניות, נהלים, בקרות וטפסים שבהם החברה משתמשת בכדי להפיץ מזומנים לצרכים שונים שונים, כגון ציוד משרדי ושירותים. התהליך הבסיסי של הקמת מערכת מזומנים קטנים הוא:

  1. מיקום . החליטו על המיקומים שבהם יותקנו כספים קטנים. יכול להיות שיש אחד לכל החברה, או אולי אחד לכל בניין או מחלקה.

  2. מימון . החליטו על גודל הקרן הקטנה בכל מקום. זה בדרך כלל בטווח של 100 עד 500 דולר. בהתחשב בסיכון הגבוה לגניבת מזומנים קטנים, בדרך כלל עדיף שלא ליצור כספים קטנים מזומנים קטנים מדי, למרות שיש לחדש את הקטנות בתדירות גבוהה יותר.

  3. אפוטרופוס . מינוי אפוטרופוסים במזומן קטן. בדרך כלל מדובר בצוות מינהלי שנמצא במקום רוב שעות היום, ובעלי כישורי משרדים מספיקים בכדי לשמור על כמות הרשומות הדרושה ברמת דיוק גבוהה.

  4. קופסאות . הגדר קופסאות כספיות נעולות או מגירות שולחן נעולות, כולל אספקת שוברי מזומנים קטנים. יתכן שיהיה צורך ליצור אזעקה שתישמע אם אין גישה נכונה לתיבה או למגירה.

  5. שוברים . רכשו סט שוברים במזומן זעיר מחנות ציוד משרדי. אין צורך ליצור טופס מותאם אישית.

  6. מימן קופסאות מזומנים קטנים . העבירו את סכום המזומנים המיועד לכל תיבת מזומנים קטנים, ורשמו את ההעברה בספר הכללי כתנועה של מזומנים לחשבון מזומנים קטן.

  7. הכשרה . הכשר את האפוטרופוסים במזומנים הקטנים כיצד להעריך בקשות למזומן קטן, כיצד למלא שוברים בתמורה לתשלומים במזומן ומתי לבקש מזומנים חלופיים כאשר רמות המזומנים נמוכות.

  8. פיוס . נקבע נוהל לפיו איש חשבונאות בוחן מעת לעת את סכום המזומנים והתקבולים בכל תיבת מזומנים זעירים כדי לראות אם הסכום התואם את סכום המימון המקורי שהוקם עבור התיבה, וכדי ליישב את השונות.

  9. חידוש והקלטה . נקבע נוהל לפיו הקופא ממלא את סכום המזומנים בכל תיבת מזומנים זעירים, כבקשת האפוטרופוסים הקטנים. זה כולל גם סיכום ותיעוד של כל ההוצאות בספר הכללי.

על מערכת המזומנים הקטנים לכלול מספר מספיק של בקרות בכדי למתן את הסיכונים שנגמרים מזומנים קטנים, או שיינתנו לבקשות להחזר לא תקין, או שהוצאות מזומנות קטנות נרשמות בצורה לא נכונה. עליך לבדוק מעת לעת את בעיות הבקרה שנוצרו, כדי לבדוק אם יש להתאים את מערכת הבקרות כדי להפחית את הסיכון לאובדן.

מערכת המזומנים הקטנים הוחלפה בחברות רבות בכרטיסי רכש, שהם כרטיסי אשראי בשליטת העסק. לכרטיסי רכש יש את היתרון הייחודי בכך שהם מוציאים מזומנים נגישים משטח החברה. חלופה נוספת היא לגרום לעובדים לרכוש פריטים בכספם האישי ואז להחזיר לעובדים דוחות הוצאות. אם משתמשים באופציה האחרונה, עודד את העובדים להגיש דוחות הוצאות בתדירות גבוהה, כך שהם לא מממנים הוצאות חברה לאורך זמן. המשמעות היא גם שעיבוד דוחות הוצאות שהוגשו צריך להיות מהיר ככל האפשר.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found